Beratung, Implementierung und Support für Augsburg
DocuWare in Augsburg mit Platinum Partner erfolgreich einführen
Ob erstes DMS-Projekt oder Ausbau einer bestehenden Lösung: bvs berät Unternehmen in Augsburg und Umgebung, setzt DocuWare um und optimiert die Lösung im laufenden Betrieb.
- Über 30 Jahre Erfahrung mit digitalen Prozessen
- Strukturierte Umsetzung von Analyse bis Go-live
- Feste Ansprechpartner und langfristiger Support
Warum bvs als DocuWare-Partner?
Ob Maschinenbauer, Handelsunternehmen oder Dienstleister: Wer in Augsburg Dokumentenprozesse digitalisieren will, braucht mehr als eine Softwarelizenz. bvs digital verbindet technisches DocuWare-Know-how mit Erfahrung in Digitalisierung, Dokumentenmanagement und Prozessoptimierung. So begleiten wir Ihr Projekt vom heutigen Ablauf bis zum stabilen produktiven Betrieb.
Feste Ansprechpartner
Klare Zuständigkeiten und ein persönlicher Kontakt über die gesamte Projektlaufzeit.
Erfahrung mit Dokumentenprozessen
Praxiswissen aus Scan-, Archiv- und Workflow-Projekten.
Strukturierte Implementierung
Jede Projektphase hat ein klares Ziel und ein abgestimmtes Ergebnis.
Persönliche Betreuung in Bayern
Kurze Wege zu Ihren Ansprechpartnern, auch wenn Ihre Lösung wächst.
DocuWare Platinum Partner und Diamond Club Member
DocuWare hat bvs als Platinum Partner ausgezeichnet, zudem ist bvs Mitglied im Diamond Club. Beides steht für viel Erfahrung mit DocuWare-Projekten, von der Beratung bis zur technischen Umsetzung. Für Sie bedeutet das: feste Ansprechpartner, klar abgestimmte Projektabläufe und Begleitung von der Konzeption bis zum laufenden Betrieb.
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- Erfahrung mit DocuWare-Projekten: Implementierungen und Optimierungen setzt bvs strukturiert und praxisnah um.
- Klare Projektumsetzung: Analyse, Konzeption, Migration, Go-live und laufender Betrieb folgen einem abgestimmten Ablauf.
- Betreuung über die Einführung hinaus: Ist DocuWare live, kümmert sich bvs weiter um Supportanfragen, neue Anforderungen und Ausbaustufen.
KI-basiertes Dokumentenmanagement
DocuWare Aura erschließt das Wissen, das in Ihren archivierten Dokumenten steckt. Mitarbeitende fragen in normaler Sprache nach, zum Beispiel nach Vertragskonditionen oder Rechnungsdetails, und erhalten die passenden Informationen direkt aus dem Archiv. Das beschleunigt die Recherche und erleichtert faktenbasierte Entscheidungen im Tagesgeschäft.
DocuWare für zentrale Geschäftsprozesse in Augsburger Unternehmen
Der Wirtschaftsraum Augsburg mit der Stadt sowie den Landkreisen Augsburg und Aichach-Friedberg ist breit aufgestellt: Maschinenbau, Mechatronik und Automation, Faserverbundtechnologie, Gesundheitswirtschaft und Handel prägen die Region. Entsprechend vielfältig sind die Unterlagen, die täglich anfallen, von Eingangsrechnungen und Lieferscheinen über Verträge bis zu Personalakten. Mit DocuWare lassen sich diese wiederkehrenden Abläufe digitalisieren und automatisieren, angefangen bei der Rechnungserfassung bis hin zur strukturierten Archivierung.
Eingangsrechnungen
Rechnungen digital erfassen, prüfen, freigeben und strukturiert an die Buchhaltung übergeben.
Digitale Personalakte
Personalunterlagen zentral ablegen und über klar definierte Zugriffsrechte schützen.
Vertragsmanagement
Verträge, Fristen, Versionen und Genehmigungen an einem Ort im Blick behalten.
Intelligente Dokumenten- verarbeitung
Dokumente automatisch erkennen, auslesen und dem passenden Prozess zuordnen.
GoBD-konforme Archivierung
Geschäftsunterlagen nachvollziehbar und gemäß den geltenden Anforderungen aufbewahren.
Workflow-Automatisierung
Freigaben und Prüfungen digital steuern, automatisch weiterleiten und jederzeit nachverfolgen.
So läuft die DocuWare-Implementierung ab
Jede DocuWare-Einführung startet mit einem genauen Blick auf Ihre bestehenden Dokumentenprozesse. Darauf aufbauend begleitet bvs Unternehmen in Augsburg durch Konzeption, technische Umsetzung und Go-live bis zur laufenden Optimierung. Das Ergebnis ist eine Lösung, die zu Ihren Abläufen, Systemen und Anforderungen passt.
Im ersten Schritt verschaffen wir uns ein Bild davon, welche Dokumente in welchen Abteilungen anfallen, wer damit arbeitet und welche Software heute im Einsatz ist. Gemeinsam legen wir fest, welche Abläufe digitalisiert oder automatisiert werden sollen und welche Anforderungen an Ablage, Suche, Berechtigungen und Schnittstellen bestehen. So entsteht eine belastbare Grundlage für die Planung Ihrer DocuWare-Lösung.
Aus den Ergebnissen der Analyse entwickeln wir ein Lösungskonzept für Ihr Unternehmen. Es umfasst Ablagestruktur, digitale Workflows, Benutzer- und Zugriffsrechte sowie die Anbindung an bestehende Systeme. Parallel definieren wir Projektumfang, Zuständigkeiten und die einzelnen Umsetzungsschritte.
Im Anschluss richten wir DocuWare nach dem abgestimmten Konzept ein. Ablagen, Workflows, Berechtigungen und Schnittstellen werden konfiguriert und getestet. Auf Wunsch übernehmen wir vorhandene Dokumente und Daten aus Altarchiven oder anderen Systemen.
Vor dem Produktivstart prüfen wir Workflows, Berechtigungen und Schnittstellen gemeinsam mit Ihren Key-Usern. Ihre Mitarbeitenden werden geschult, damit sie DocuWare vom ersten Tag an sicher nutzen. Danach geht die Lösung in den Live-Betrieb, und wir begleiten die Startphase eng.
Ändern sich Ihre Abläufe, wächst DocuWare mit. bvs beantwortet technische Fragen, justiert Workflows nach und bindet auf Wunsch weitere Abteilungen oder Funktionen an.
Projektumfang einer DocuWare-Einführung
Wie lange eine DocuWare-Implementierung dauert und was sie kostet, hängt vom Projektumfang ab. Die größte Rolle spielen die gewünschten Workflows, die Datenmigration und die erforderlichen Schnittstellen. Nach der Analyse erhalten Sie eine transparente Einschätzung für Ihr Projekt.
Wie lange dauert eine DocuWare-Implementierung?
Ausschlaggebend sind der Umfang der Lösung, die Zahl der Nutzer, die geplanten Workflows, die Datenmigration und notwendige Schnittstellen. Nach der Analyse erhalten Sie einen realistischen Zeit- und Projektplan mit allen Umsetzungsschritten.
Was kostet eine DocuWare-Implementierung?
Die Kosten hängen von Faktoren wie Nutzerzahl, Workflows, Schnittstellen, Datenmigration, Archivierungsanforderungen und dem gewünschten Supportumfang ab. Auf Basis der Analyse erhalten Sie eine nachvollziehbare Einschätzung von Projektumfang und zu erwartenden Kosten.
DocuWare in wenigen Minuten erleben
Drei kurze, interaktive Touren zeigen DocuWare im Einsatz. Klicken Sie sich durch den Prozess, der Sie am meisten interessiert.
Intelligent Document Processing
Verfolgen Sie, wie DocuWare Dokumente automatisch erkennt, ausliest und weiterverarbeitet.
Vertragsmanagement
Sehen Sie, wie sich Verträge, Fristen und Genehmigungen zentral steuern lassen.
Eingangsrechnungen
Erleben Sie den digitalen Rechnungsprozess von der Erfassung bis zur Freigabe.
Über 10.000 Unternehmen weltweit setzen auf DocuWare Cloud
DocuWare Cloud: schnell starten, sicher arbeiten und flexibel skalieren
Mit DocuWare Cloud nutzen Unternehmen Dokumentenmanagement und digitale Workflows, ohne eigene Server betreiben zu müssen. Betrieb, Updates und Skalierung laufen zentral, während Zugriffe und Berechtigungen kontrolliert gesteuert werden. Gerade für mittelständische Betriebe mit kleinem IT-Team ist das ein unkomplizierter Einstieg.
Schnell einsatzbereit
Vorkonfigurierte Lösungen vereinfachen den Start und lassen sich an Ihre Abläufe anpassen.
Sicher und kontrolliert
Berechtigungen, Zugriffssteuerung und Protokollierung sorgen für sichere, nachvollziehbare Dokumentenprozesse.
Weniger IT-Aufwand
Serverpflege und Updates entfallen im eigenen Haus, Ihre IT kann sich auf andere Themen konzentrieren.
Flexibel skalierbar
Nutzer, Speicherplatz und weitere Workflows wachsen mit Ihrem Bedarf.
Unternehmen vertrauen auf bvs digital und DocuWare
Unternehmen und öffentliche Einrichtungen arbeiten mit unseren Lösungen für digitale Dokumentenprozesse.
Was unsere Kunden über uns sagen
Häufig gestellte Fragen
DocuWare ist eine Plattform für Dokumentenmanagement und Workflow-Automatisierung. Dokumente werden zentral abgelegt und lassen sich gezielt wiederfinden, dokumentenbasierte Abläufe werden digital gesteuert.
DocuWare lohnt sich überall dort, wo regelmäßig viele Rechnungen, Lieferscheine, Verträge oder Personalunterlagen bearbeitet werden. Im Augsburger Wirtschaftsraum betrifft das produzierende Betriebe aus Maschinenbau und Automation ebenso wie Handelsunternehmen, Dienstleister und Einrichtungen der Gesundheitswirtschaft. Welcher Projektumfang zu Ihrem Unternehmen passt, klären wir gemeinsam in der Analyse.
Grundsätzlich lassen sich alle dokumentenbasierten Geschäftsprozesse individuell abbilden und automatisieren. Für einen schnellen Einstieg gibt es zusätzlich vorkonfigurierte Best-Practice-Lösungen, zum Beispiel für:
- Rechnungsverarbeitung (Eingangsrechnungen und Freigabeprozesse)
- Personalmanagement (digitale Personalakte, Bewerbermanagement)
- Vertragsmanagement (Ablage, Fristen, Erinnerungen)
- E-Mail-Archivierung
- Digitale Unterschriften und Genehmigungen
- Formularbasierte Workflows (z. B. Urlaubsanträge, Anfragen, Bestellungen)
Wir unterstützen Sie dabei, die passenden Prozesse auszuwählen und mit DocuWare umzusetzen, standardisiert oder individuell.
Ja. bvs begleitet Unternehmen in ganz Bayern bei der Einführung und Weiterentwicklung von DocuWare. Das gilt für Betriebe in der Stadt Augsburg ebenso wie für Unternehmen im Landkreis Augsburg und im Landkreis Aichach-Friedberg.
Ja. bvs ist neben DocuWare auch auf Scandienstleistungen spezialisiert. Papierbestände werden aufbereitet, digitalisiert und mit passenden Indexdaten direkt in DocuWare übernommen. So liegen ältere Unterlagen und neue digitale Dokumente im selben Archiv und sind über eine gemeinsame Suche auffindbar. Für Personalunterlagen gibt es zusätzlich unseren Scanservice für Personalakten in Augsburg.
Ein Festpreis lässt sich vorab nicht seriös nennen. Maßgeblich sind die Zahl der Nutzer und Lizenzen, die gewünschten Workflows, Cloud oder eigener Server, die Datenübernahme und mögliche Integrationen. Nach einem kurzen Analysegespräch erhalten Sie eine Einschätzung für Ihr Vorhaben. Welche Faktoren bei DMS-Projekten generell ins Gewicht fallen, zeigt unser Ratgeber zu DMS-Kosten.
Ein klar abgegrenzter Prozess wie die Rechnungsfreigabe ist schneller umgesetzt als eine unternehmensweite Einführung mit mehreren Schnittstellen. Die konkrete Projektdauer planen wir nach der Analyse.
DocuWare ist als Cloud- und als On-Premises-Lösung verfügbar. In der Cloud-Variante entfallen Serverbetrieb und Updates im eigenen Haus, was vor allem kleinere IT-Teams entlastet. Welche Betriebsform zu Ihrer Infrastruktur und Ihren Integrationen passt, prüfen wir gemeinsam mit Ihnen.
Für viele Systeme gibt es fertige Schnittstellen, andere lassen sich individuell integrieren. Was in Ihrem Fall möglich ist, prüfen wir anhand Ihrer Systemlandschaft und des konkreten Anwendungsfalls.
Ja. Wie die Migration vorbereitet und umgesetzt wird, hängt von Umfang, Dateiformaten, Metadaten und der bisherigen Ablagestruktur ab.
DocuWare bringt die technischen Voraussetzungen mit, etwa fein steuerbare Zugriffsrechte und eine Protokollierung aller Aktionen. Datenschutzkonform wird ein Prozess aber erst durch die passende Einrichtung, ein durchdachtes Rollenkonzept und klare interne Regeln.
DocuWare Cloud setzt auf Sicherheitsmechanismen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und eine professionell betriebene Infrastruktur. Ergänzend müssen Rollen, Berechtigungen und interne Abläufe sicher konfiguriert sein.
Ja. In der Startphase sind wir besonders nah dran, danach bleibt bvs Ihr Ansprechpartner für Support, zusätzliche Workflows, neue Nutzer oder weitere Standorte.
Weil Sie bei bvs alle Projektphasen von einem Team bekommen, das Dokumentenprozesse aus der Praxis kennt:
- Ein persönlicher Kontakt von der Analyse bis zum Support
- DocuWare-Technik und Prozessberatung aus einer Hand
- Erprobte Standardlösungen, die wir an Ihre Abläufe anpassen
So entsteht aus Ihrer Ausgangslage ein Projektplan, der für alle Beteiligten nachvollziehbar ist.
Sie möchten wissen, wie DocuWare zu Ihren Prozessen passt?
DocuWare-Beratung für Ihr Unternehmen in Augsburg
Erzählen Sie uns in einem unverbindlichen Erstgespräch, wo es in Ihren Dokumentenprozessen hakt. Wir zeigen, welche Möglichkeiten DocuWare dafür bietet und wie ein sinnvoller Einstieg aussehen kann.