bvs begleitet Unternehmen seit 1990 bei Belegarchivierung, Digitalisierung und Dokumentenprozessen. Unsere Erfahrung zeigt: E-Rechnungen prüfen heißt nicht, eine Datei durch ein Online-Tool zu ziehen. Es geht um einen kontrollierten Eingangsrechnungsprozess, der technische Validierung, kaufmännische Prüfung, Freigabe, Übergabe an ERP oder Finanzbuchhaltung und GoBD-konforme Aufbewahrung verbindet.
Warum E-Rechnungen prüfen mehr umfasst als eine technische Validierung
Viele Unternehmen suchen zuerst nach einem kostenlosen ZUGFeRD-Validator oder einem Online-Tool für die XRechnung. Solche Tools helfen beim Einstieg: Sie prüfen Format, Syntax und ausgewählte Geschäftsregeln. Für einzelne Dateien, Tests mit Lieferanten oder eine erste Fehlersuche sind sie nützlich. Für einen durchgängigen E-Rechnungsworkflow, in dem jede eingehende Rechnung strukturiert geprüft und freigegeben wird, reichen sie nicht aus.
Im Unternehmensalltag zählt Prozesssicherheit. Hunderte oder tausende Eingangsrechnungen pro Monat lassen sich nicht manuell durch Postfächer, Downloads, Viewer und Excel-Listen schieben. Der Prüfprozess braucht klare Regeln: Was blockiert die Zahlung? Was geht an den Lieferanten zurück? Was landet zur Klärung im Einkauf? Was darf mit Warnhinweis weiterlaufen?
Das BMF-Schreiben vom Oktober 2025 hat diese Trennung geschärft. Eine Validierung unterstützt die Prüfung, ersetzt jedoch nicht die Kontrolle auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Für Unternehmen bedeutet das: Der technische Prüfbericht (Validierungsbericht) gehört in den Prozess, die fachliche Rechnungsprüfung bleibt Aufgabe des Unternehmens.
Wenn Sie Ihren Rechnungseingang stabil aufsetzen möchten, finden Sie auf unserer Seite zu automatisierten Eingangsrechnungsprozessen einen guten Einstieg.
E-Rechnungen validieren: Welche Fehler Unternehmen unterscheiden müssen
Beim Prüfen von E-Rechnungen brauchen Unternehmen zuerst ein klares Fehlerverständnis. Drei Fehlergruppen sind sinnvoll: Formatfehler, Geschäftsregelfehler und Inhaltsfehler. Die folgende Übersicht zeigt typische Beispiele, Risiken und sinnvolle Reaktionen – damit Ihr Team gezielt entscheiden kann, wie auf jeden Befund zu reagieren ist:
| Fehlerart | Typisches Beispiel | Risiko im Prozess | Sinnvolle Reaktion |
|---|---|---|---|
| Formatfehler | Die XML-Datei entspricht nicht der zulässigen Syntax oder lässt sich nicht korrekt extrahieren. | Die Datei erfüllt die Anforderungen an ein strukturiertes Rechnungsformat nicht. | Rechnung stoppen, Lieferant informieren, korrigierte Datei anfordern. |
| Geschäftsregelfehler | Pflichtfelder fehlen, Summen passen rechnerisch nicht zusammen oder Datumsfelder widersprechen sich. | Automatisierte Verarbeitung scheitert oder erzeugt falsche Buchungsdaten. | Fehlerklasse prüfen, steuerliche Relevanz bewerten, Klärworkflow starten. |
| Inhaltsfehler | Falscher Steuersatz, falscher Leistungsempfänger, abweichende Bankverbindung oder unklare Leistungsbeschreibung. | Vorsteuerabzug, Zahlungssicherheit und interne Kontrollen geraten unter Druck. | Kaufmännische Prüfung, Abgleich mit Stammdaten, Bestellung und Vertrag. |
E-Rechnungen validieren bedeutet technisch: Das System prüft, ob die maschinell lesbaren Rechnungsdaten zur Norm EN 16931 (europäische Norm für elektronische Rechnungen), zur XRechnung, zu ZUGFeRD oder zu einem vereinbarten Format passen. E-Rechnungen fachlich prüfen bedeutet: Stimmen Lieferant, Leistung, Betrag, Umsatzsteuer, Zahlungsziel, Bestellnummer, Kostenstelle und Freigabeweg?
Erst wenn Sie eine E-Rechnung validieren und anschließend fachlich prüfen, entsteht ein belastbarer, revisionssicherer Rechnungsprozess. Ein grünes technisches Ergebnis schützt nicht vor einer betrügerischen Bankverbindung. Ein fehlendes internes Feld kann technisch relevant erscheinen, obwohl es umsatzsteuerrechtlich ohne Wirkung bleibt. Deshalb braucht der Rechnungseingang Regeln, die Ihr Unternehmen versteht und die Ihre Software sauber abbildet.
Die Pflichtangaben gehören in den strukturierten Datensatz
Eine E-Rechnung ist keine normale PDF-Rechnung mit digitalem Etikett. Ihr strukturierter Teil trägt die relevanten Rechnungsdaten. Bei XRechnung liegt dieser Teil als XML vor. Bei ZUGFeRD steckt die XML-Datei im PDF/A-3-Container: Das PDF zeigt die Rechnung für Menschen, die XML liefert die maschinenlesbaren Daten für Systeme.
Für die Verarbeitung zählt der strukturierte Datensatz. Umsatzsteuerrechtliche Pflichtangaben dürfen nicht lediglich in einer unstrukturierten Anlage stehen. Bei der Prüfung von E-Rechnungen muss deshalb gezielt der XML-Inhalt betrachtet werden. Das betrifft zum Beispiel:
- Name und Anschrift von leistendem Unternehmen und Leistungsempfänger
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
- Leistungsdatum oder Leistungszeitraum
- Leistungsbeschreibung mit ausreichender Nachvollziehbarkeit
- Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag
- bei Bedarf Hinweise zu Reverse Charge (Steuerschuldumkehr), Steuerbefreiung oder Gutschrift
Gerade bei ZUGFeRD-Rechnungen entsteht ein tückisches Risiko: Das PDF sieht korrekt aus, der XML-Datensatz enthält jedoch abweichende Werte. Wer nur das PDF liest, übersieht den maßgeblichen Teil der E-Rechnung. Darum braucht die Prüfung einen Viewer, der den strukturierten Datensatz darstellt, und einen Workflow, der diesen Datensatz in die Buchhaltung übernimmt.
Die technische Grundlage dafür liefern Dokumentenmanagement und automatisierte Rechnungsläufe. Unsere Lösungen rund um DocuWare als Dokumentenmanagementsystem verbinden Eingang, Prüfung, Freigabe und Archivierung in einem durchgängigen Prozess.
E-Rechnungen prüfen online kostenlos: Nützlich für Tests, riskant als Dauerprozess
Kostenlose Online-Validatoren haben ihren Platz, wenn Sie einzelne E-Rechnungen prüfen oder neue Formate testweise validieren möchten. Für produktive Eingangsrechnungen sprechen mehrere Gründe dagegen.
Erstens verlassen Rechnungsdaten unter Umständen Ihr kontrolliertes System. Zweitens fehlt die lückenlose Dokumentation im Rechnungsworkflow. Drittens trennt ein Einmal-Check die Validierung von Freigabe, Buchung und Archivierung. Viertens erzeugt Handarbeit Fehler, sobald Volumen und Zeitdruck steigen.
Im Rechnungseingang sollten Sie E-Rechnungen dort prüfen, wo sie eingehen. Das System nimmt Dateien aus E-Mail, Upload-Portal oder Schnittstelle entgegen, erkennt Format und Lieferant, startet die Validierung, schreibt den Validierungsbericht zur Akte und leitet auffällige Rechnungen an die richtige Stelle. So entsteht keine zweite Schattenablage neben dem DMS.
Für Unternehmen mit gewachsenen Belegbeständen lohnt der Blick auf die vorhandene Dokumentenlandschaft. Informationen zur sicheren Digitalisierung von Papier- und Altarchiven finden Sie unter Bestandsarchive scannen und digital nutzbar machen.
So sieht ein belastbarer Prüfprozess für E-Rechnungen aus
Ein stabiler Prozess beginnt mit klaren Eingangskanälen. Lieferanten senden E-Rechnungen an definierte Postfächer, Portale oder Schnittstellen. Das verhindert verlorene Dateien und reduziert Rückfragen. Jede Datei erhält einen Eingangsstempel, eine eindeutige Zuordnung und einen Status.
Danach folgt die technische Prüfung. Das System erkennt XRechnung, ZUGFeRD oder ein vereinbartes Format. Es validiert Syntax, Pflichtfelder, Geschäftsregeln und Datentypen. Bei ZUGFeRD vergleicht der Prozess den strukturierten Datensatz mit den sichtbaren PDF-Angaben, soweit diese Prüfung technisch eingerichtet ist. Fehlerhafte Dateien sollen früh gestoppt werden, damit sie nicht unnötig durch Einkauf und Buchhaltung wandern.
Nach der technischen Kontrolle folgt die kaufmännische Prüfung. Stammdaten, Bestellung, Wareneingang, Vertrag, Kostenstelle, Skonto, Zahlungsziel und Bankverbindung laufen gegen die Rechnungsdaten. Je höher die Automatisierung, desto stärker muss die Regelbasis ausfallen. Eine Rechnung mit bekannter Lieferantennummer, passender Bestellnummer und unveränderter IBAN läuft anders als eine Erstlieferantenrechnung mit neuer Bankverbindung.
Der Freigabeworkflow entscheidet über Geschwindigkeit. Rechnungen ohne Auffälligkeit gehen automatisiert an die Buchung oder sachliche Freigabe. Abweichungen landen bei den zuständigen Personen. Jede Entscheidung erhält Protokoll, Zeitstempel und Bearbeitungskommentar.
Wenn Ihr Unternehmen Dokumente bereits intelligent klassifizieren und auslesen möchte, unterstützt intelligente Dokumentenverarbeitung für Geschäftsprozesse den nächsten Schritt.
E-Rechnungen prüfen Schritt für Schritt: Ein Ablauf für den Unternehmensalltag
Ein praxistauglicher Prozess für die E-Rechnungsprüfung folgt sechs klar abgegrenzten Schritten:
- Eingang erfassen: Die E-Rechnung trifft per E-Mail, Upload-Portal oder Schnittstelle ein und wird automatisch einem Eingangskanal zugeordnet.
- Format erkennen und validieren: Das System erkennt XRechnung, ZUGFeRD oder ein anderes EN-16931-konformes Format und führt eine technische Validierung durch.
- Pflichtangaben und Plausibilität prüfen: Pflichtfelder, Summen, Steuersätze und Datumsangaben werden automatisiert auf Plausibilität geprüft.
- Kaufmännische Kontrolle: Einkauf und Buchhaltung gleichen Lieferant, Bestellung, Wareneingang, Zahlungsziel und Bankverbindung ab.
- Freigabe und Buchung: Je nach Ergebnis läuft die E-Rechnung durch einen Freigabeworkflow oder landet im Klärfall bei den zuständigen Personen.
- Archivierung und Nachvollziehbarkeit: Originaldatei, Validierungsbericht, Freigabeprotokoll und Buchungsdaten werden GoBD-konform im DMS archiviert, sodass jede geprüfte E-Rechnung später nachvollziehbar bleibt.
Typische Fehler, wenn Unternehmen E-Rechnungen prüfen
Viele Unternehmen machen ähnliche Fehler, wenn sie erstmals E-Rechnungen prüfen:
- Nur das PDF kontrollieren: Bei ZUGFeRD wird häufig nur das sichtbare PDF geprüft, während die strukturierten Rechnungsinformationen im XML-Teil unbeachtet bleiben – genau dort liegen aber die für Buchhaltung und Vorsteuer maßgeblichen Daten.
- Validierung und Freigabe trennen: Die technische Validierung findet in einem externen Tool statt, die fachliche Prüfung in E-Mail-Postfächern. Dieser Bruch erschwert Nachvollziehbarkeit und GoBD-Sicherheit erheblich.
- Keine klaren Regeln für Fehlerklassen: Ohne definierte Fehlerklassen und Folgeaktionen werden E-Rechnungen entweder pauschal abgelehnt oder trotz Risiken weiterbearbeitet.
- Neue Bankverbindungen nicht systematisch prüfen: Geänderte IBANs werden nicht konsequent kontrolliert – das erhöht das Risiko von Fehlüberweisungen und Betrug.
Wer diese Fehler vermeidet und stattdessen einen klaren Prozess zur E-Rechnungsprüfung einführt, reduziert Rückfragen, schützt den Vorsteuerabzug und hält Zahlungsziele leichter ein.
Warum die Fehlerbehandlung über Kosten entscheidet
Die eigentliche Qualität eines E-Rechnungsprozesses zeigt sich nicht bei fehlerfreien Rechnungen. Sie zeigt sich bei Abweichungen. Dort verliert die Buchhaltung sonst Tage: Wer schreibt dem Lieferanten? Wer bewertet die Steuerfolge? Wer blockiert die Zahlung? Wer dokumentiert den Vorgang?
Für jede eingehende E-Rechnung mit einer Abweichung braucht jeder Fehlertyp eine Folgeaktion. Ein Formatfehler verlangt eine korrigierte Datei. Ein fehlender Bestellbezug braucht Klärung mit dem Einkauf. Ein falscher Steuersatz gehört in die steuerliche Prüfung. Eine neue IBAN löst eine Stammdatenkontrolle aus. Ein abweichender Leistungsempfänger stoppt den Prozess, bis die Rechnung berichtigt vorliegt.
Praxisbeispiel: E-Rechnung mit neuer IBAN
Ein langjähriger Lieferant sendet eine E-Rechnung mit bisher unbekannter Bankverbindung. Auf technischer Ebene: Die E-Rechnung wird formal korrekt validiert, der Validator meldet grün. Auf fachlicher Ebene: Die neue Bankverbindung weicht von den Stammdaten ab. Die Regel im Workflow markiert die Rechnung als kritisch und leitet sie an die Buchhaltung weiter. Die Buchhaltung klärt über einen bekannten Kommunikationsweg beim Lieferanten, ob die IBAN-Änderung echt ist. Erst nach dokumentierter Bestätigung wird die Stammdatenänderung freigegeben und die E-Rechnung zur Zahlung angewiesen.
So nutzt die technische Validierung ihr Potenzial, und die fachliche Prüfung schließt die Lücke, die kein Validator allein schließen kann.
Teuer werden Fehler an vier Stellen:
- Vorsteuer: Eine nicht ordnungsgemäße Rechnung gefährdet den Abzug, bis die Berichtigung vorliegt.
- Zahlung: Falsche Kontodaten oder Dubletten öffnen die Tür für Fehlüberweisungen.
- Skonto: Unklare Prüfwege kosten Zahlungsfristen.
- Prüfungssicherheit: Fehlende Protokolle erschweren Betriebsprüfung, interne Revision und Jahresabschluss.
bvs entwickelt mit Ihnen eine klare Fehlerlogik: Welche Fälle laufen automatisch, welche lösen Warnungen aus, welche stoppen den Prozess. Das Ergebnis ist kein starres Regelwerk aus der Theorie, sondern ein Workflow, der zu Ihrem Lieferantenstamm und Ihrem ERP passt.
Für die rechtliche und organisatorische Einordnung finden Sie vertiefende Hinweise in unserem Ratgeber zur E-Rechnungspflicht und ihrer Umsetzung.
GoBD-konforme Archivierung beginnt beim Rechnungseingang
Eine geprüfte E-Rechnung bleibt ein steuerrelevantes Dokument. Unternehmen müssen die strukturierten Rechnungsdaten so aufbewahren, dass Echtheit, Unversehrtheit, Lesbarkeit und Nachvollziehbarkeit erhalten bleiben. Der Validierungsbericht gehört in vielen Prozessen zur Rechnungsakte, weil er zeigt, welches technische Ergebnis zum Eingangszeitpunkt vorlag.
E-Rechnungen zu prüfen und anschließend separat zu speichern erzeugt Brüche. Besser: Das DMS archiviert Originaldatei, strukturierte Daten, Validierungsbericht, Freigabeprotokoll, Buchungsinformationen und Korrespondenz im selben Vorgang. So entsteht eine Akte, die nicht auf die Erinnerung einzelner Mitarbeitender angewiesen ist.
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) verlangen nachvollziehbare Abläufe, klare Verantwortlichkeiten und eine Verfahrensdokumentation. Eine Verfahrensdokumentation, die neben dem tatsächlichen Ablauf steht, hilft bei keiner Prüfung.
Wie digitale Belege GoBD-konform archiviert werden, erläutern wir im Ratgeber zur GoBD-konformen Archivierung.
DocuWare für E-Rechnungen: Validierung, Workflow und Archiv in einem Ablauf
Mit DocuWare lassen sich E-Rechnungen vom Eingang bis zur Archivierung strukturiert verarbeiten. Der Prozess beginnt beim Import aus E-Mail-Postfächern oder anderen Eingangskanälen. Danach folgen Klassifikation, Datenerkennung, Validierung, Abgleich mit Stammdaten und Workflowsteuerung – genau die Schritte, mit denen Sie jede E-Rechnung prüfen und automatisch weiterverarbeiten können.
Für die Buchhaltung zählt die Integration. Rechnungsdaten müssen an ERP, Finanzbuchhaltung oder Warenwirtschaft übergeben werden. Rückmeldungen aus diesen Systemen gehören in die Belegakte. DocuWare bildet solche Abläufe ab und verbindet sie mit Freigaberegeln, Vertretungen, Eskalationen und Protokollen.
bvs unterstützt Unternehmen bei Konzeption, Einrichtung und Einführung. Wir prüfen vorhandene Eingangskanäle, klären Datenfelder, definieren Fehlerklassen, binden ERP- und CRM-Systeme an und schulen die Teams. Als Partner mit Sitz in Dachau kennen wir mittelständische Strukturen: gewachsene Abläufe, begrenzte IT-Ressourcen, hohe Anforderungen an Datenschutz und Fachabteilungen, die eine Lösung nutzen müssen, ohne jeden Tag XML zu lesen.
Steht Ihr Unternehmen vor der Entscheidung zwischen Cloud und lokalem Betrieb, hilft unser Vergleich DocuWare Cloud oder On-Premise bei der Einordnung.
Falls Sie E-Rechnungen bereits strukturiert empfangen und den Transportweg über PEPPOL nutzen oder planen, finden Sie dazu alle Informationen in unserem Ratgeber zum PEPPOL Rechnungseingang.
E-Rechnungen prüfen in Bayern, Baden-Württemberg und bundesweit
Für B2B-Rechnungen im Inland gelten die steuerlichen Regeln bundesweit. Unterschiede entstehen eher durch öffentliche Auftraggeber, Landesportale oder branchenspezifische Empfangswege. Ihr Unternehmen muss jede E-Rechnung prüfen, die steuerlich und kaufmännisch relevant ist – unabhängig vom Standort.
Für öffentliche Auftraggeber und kommunale Einrichtungen kommen zusätzliche Vorgaben hinzu. bvs begleitet Kommunen und öffentliche Einrichtungen seit Jahren bei Digitalisierungsprojekten. Mehr dazu finden Sie unter Scandienstleistungen für Kommunen und öffentliche Verwaltung.
Checkliste: Diese Fragen klären vor der Umsetzung
Eine gute Vorbereitung spart Korrekturschleifen. Bevor Sie eine Lösung einführen, sollten Buchhaltung, Einkauf, IT und Datenschutz gemeinsam klären:
- Über welche Kanäle dürfen Lieferanten E-Rechnungen senden?
- Welche Formate akzeptiert Ihr Unternehmen: XRechnung, ZUGFeRD, EDI oder weitere EN-16931-konforme Formate?
- Wo startet die technische Validierung?
- Welche Fehler stoppen den Prozess?
- Wer entscheidet bei steuerlich relevanten Inhaltsfehlern?
- Wie prüft Ihr Unternehmen neue oder geänderte Bankverbindungen?
- Welche Daten übergibt das DMS an ERP oder Finanzbuchhaltung?
- Wo liegen Originaldatei, Validierungsbericht und Freigabeprotokoll?
- Welche Fristen gelten für Skonto, Freigabe und Eskalation?
- Welche Punkte gehören in die Verfahrensdokumentation?
Wenn Sie diese Fragen noch nicht sauber beantworten können, lohnt eine kurze Prozessanalyse. bvs identifiziert Brüche im Rechnungseingang, bewertet vorhandene Systeme und entwickelt mit Ihnen einen auf Ihre Abläufe zugeschnittenen Prozess. Nutzen Sie dafür gern unser Kontaktformular für Ihre Beratung zur E-Rechnungsprüfung.
Praxisempfehlung: E-Rechnungen nicht nur empfangen, sondern beherrschen
Die E-Rechnung zwingt Unternehmen, alte Routinen zu überdenken. Früher reichte der Blick auf ein PDF. Heute entscheiden die strukturierten Rechnungsinformationen über Automatisierung, Prüfung und Archivierung. Wer E-Rechnungen prüfen will, braucht mehr als einen Viewer.
Besonders wirksam ist ein Ansatz, der vier Bausteine verbindet: Validierung nach Format und Geschäftsregeln, fachliche Rechnungsprüfung, kontrollierte Fehlerbehandlung und GoBD-konforme Ablage. So entstehen weniger Rückfragen, kürzere Freigabezeiten und ein belastbarer Nachweis für Steuerberatung, Betriebsprüfung und Geschäftsleitung.
bvs bringt Erfahrung aus Digitalisierung, Scandienstleistung, Dokumentenmanagement und Rechnungsworkflow zusammen. Seit der Gründung im Jahr 1990 hat sich eines nicht geändert: Belege müssen auffindbar, prüfbar und sicher verarbeitet werden. Seit 2021 führt Dominik Weiser das Unternehmen in zweiter Generation mit demselben Anspruch und moderner Technologie weiter.
Wenn Ihr Unternehmen E-Rechnungen zuverlässig prüfen, Fehler vermeiden und den Rechnungseingang automatisieren möchte, entwickeln wir mit Ihnen den passenden Ablauf mit DocuWare, bvsincapia und einer Integration in Ihre bestehende IT. Nutzen Sie unser Kontaktformular und vereinbaren Sie ein unverbindliches Gespräch zur Optimierung Ihrer E-Rechnungsprüfung.
Häufige Fragen zu E-Rechnungen prüfen und validieren
Wie kann ich E-Rechnungen prüfen?
Sie prüfen E-Rechnungen auf zwei Ebenen. Zuerst validiert eine geeignete Anwendung den strukturierten Datensatz, etwa XML bei XRechnung oder ZUGFeRD. Danach folgt die fachliche Prüfung: Stimmen Lieferant, Leistung, Betrag, Umsatzsteuer, Bankverbindung, Bestellung und Freigabeweg? Im Unternehmensprozess gehört beides in ein DMS oder eine Rechnungslösung, damit Validierungsbericht, Originaldatei und Freigabe zusammenbleiben.
Reicht ein kostenloser ZUGFeRD-Validator online aus?
Für Tests und einzelne Dateien kann ein kostenloser ZUGFeRD-Validator online helfen. Für produktive Eingangsrechnungen reicht er in der Regel nicht aus, weil Datenschutz, Dokumentation, Freigabe, Buchung und Archivierung fehlen. E-Rechnungen sollten Sie prüfen, ohne den Beleg aus dem kontrollierten Prozess herauszulösen.
Was ist der Unterschied zwischen E-Rechnungen validieren und E-Rechnungen prüfen?
E-Rechnungen validieren beschreibt die technische Kontrolle von Format, Syntax und Geschäftsregeln. E-Rechnungen fachlich prüfen umfasst zusätzlich die kaufmännische und steuerliche Kontrolle. Ein Validator erkennt zum Beispiel fehlende Pflichtfelder oder rechnerische Widersprüche – er erkennt nicht automatisch, ob ein Lieferant berechtigt ist, ob eine Leistung bestellt wurde oder ob eine neue IBAN betrügerisch ist. Genau deshalb müssen Sie E-Rechnungen auf beiden Ebenen prüfen.
Kann ich eine E-Rechnung als PDF prüfen?
Bei ZUGFeRD sehen Sie ein PDF, doch die maschinell lesbaren Rechnungsdaten trägt der strukturierte XML-Teil. Eine reine Sichtprüfung des PDF reicht daher nicht. Beim Prüfen von E-Rechnungen muss Ihr System den strukturierten Teil lesen, validieren und mit den fachlichen Vorgaben Ihres Unternehmens abgleichen.
Muss der Validierungsbericht archiviert werden?
Das BMF nennt die Aufbewahrung des Validierungsberichts als sinnvollen Nachweis. Der Bericht gehört in die Rechnungsakte, zusammen mit Originaldatei, Freigabeprotokoll, Buchungsdaten und Korrespondenz. So lässt sich später nachvollziehen, welches technische Ergebnis bei Eingang der Rechnung vorlag.
Wie kann ich E-Rechnungen automatisch prüfen lassen?
E-Rechnungen lassen sich automatisch prüfen, wenn Sie sie in einen digitalen Rechnungsworkflow einbinden. Das System übernimmt den Import aus E-Mail-Postfächern oder Portalen, erkennt das Format, validiert die E-Rechnung nach EN 16931, prüft Pflichtfelder und Geschäftsregeln und gleicht die Daten mit Ihren Stammdaten ab. Auffällige E-Rechnungen werden automatisch in definierte Klär- oder Freigabeworkflows geleitet. Lösungen wie DocuWare in Kombination mit bvsincapia ermöglichen es, jede E-Rechnung strukturiert zu prüfen, ohne Dateien manuell verschieben zu müssen.
Welche E-Rechnungen müssen besonders genau geprüft werden?
Besondere Sorgfalt ist bei E-Rechnungen mit neuen oder geänderten Bankverbindungen, bei Erstlieferanten, ungewöhnlich hohen Beträgen, abweichenden Steuersätzen oder fehlendem Bestellbezug angebracht. In Ihrem E-Rechnungsworkflow sollten Sie solche Fälle als eigene Fehlerklassen definieren, damit sie automatisch an Buchhaltung, Einkauf oder Steuerabteilung zur vertieften Prüfung weitergeleitet werden.
Wie lange müssen geprüfte E-Rechnungen und Validierungsberichte aufbewahrt werden?
Für steuerlich relevante E-Rechnungen gelten die üblichen Aufbewahrungsfristen von in der Regel zehn Jahren. Sie müssen sowohl die originale E-Rechnung mit ihren strukturierten Rechnungsdaten als auch die zugehörige Dokumentation – Validierungsbericht, Freigabeprotokoll, Buchungsdaten – GoBD-konform im DMS aufbewahren. So können Sie jederzeit nachweisen, wie Sie die E-Rechnung geprüft haben und welches technische Ergebnis zum Zeitpunkt des Eingangs vorlag.
Wie unterstützt bvs bei der Prüfung von E-Rechnungen?
bvs analysiert Ihren Rechnungseingang, definiert Prüfregeln, richtet Workflows in DocuWare ein und bindet ERP- oder Finanzbuchhaltungssysteme an. Dazu gehören Validierung, Fehlerbehandlung, Freigabe, Archivierung und Verfahrensdokumentation. Ziel ist ein Prozess, mit dem Sie E-Rechnungen strukturiert prüfen und gleichzeitig manuellen Aufwand reduzieren.