Der PEPPOL-Rechnungseingang bringt Struktur in einen Prozess, der in vielen Unternehmen noch von E-Mail-Anhängen, manueller Prüfung und uneinheitlichen Abläufen geprägt ist. Seit dem 1. Januar 2025 ist der Empfang von E-Rechnungen im deutschen B2B-Geschäft ein konkretes Thema für Buchhaltung, IT und Geschäftsführung.
Das Bundesministerium der Finanzen beschreibt die E-Rechnung als strukturierten Datensatz, der eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine einfache PDF-Datei erfüllt diese Voraussetzung nicht. Für den Rechnungseingang zählt daher nicht mehr allein, ob eine Rechnung digital vorliegt. Entscheidend ist, ob die enthaltenen Daten ohne Medienbruch verarbeitet werden können.
Hier kommt PEPPOL ins Spiel. Das Netzwerk verbindet Rechnungssender und -empfänger nach einheitlichen technischen Regeln und lässt sich direkt in digitale Workflows einbinden. So greifen der technische Empfang sowie die nachgelagerten Prüf- und Freigabeprozesse ineinander.
Was ist der PEPPOL-Rechnungseingang?
Beim Empfang über PEPPOL erhält Ihr Unternehmen strukturierte Rechnungsdaten über einen standardisierten Übertragungsweg – statt PDF-Dateien in verschiedenen E-Mail-Postfächern zu sammeln. Die Daten können beispielsweise im Nachrichtenstandard PEPPOL BIS Billing 3.0 übertragen werden, der auf der europäischen Norm EN 16931 basiert.
Ein angebundenes Dokumentenmanagementsystem oder ERP kann die Informationen anschließend weiterverarbeiten – von der formalen Prüfung über die Freigabe bis zur Archivierung. Welche Schritte tatsächlich automatisch ablaufen, hängt von den eingesetzten Systemen, Schnittstellen und konfigurierten Prüfregeln ab.
Der Unterschied zum klassischen E-Mail-Eingang ist grundlegend: Der PEPPOL-Rechnungseingang ermöglicht eine eindeutige Adressierung, eine strukturierte Übertragung und definierte Validierungsprozesse. Was heute noch unter uneinheitlichen Dateinamen in verschiedenen Postfächern landet, kann damit als maschinell lesbarer Datensatz gezielt dem richtigen Empfänger und Prozess zugeordnet werden.
PEPPOL-Rechnungseingang und E-Mail im Vergleich
Der klassische Rechnungseingang per E-Mail wirkt auf den ersten Blick modern und papierlos. In der Praxis entstehen jedoch häufig zusätzliche Arbeitsschritte: Rechnungen landen in persönlichen oder allgemeinen Postfächern, Anhänge tragen uneinheitliche Namen, Dubletten werden spät erkannt und fehlende Angaben fallen oft erst bei der manuellen Prüfung auf.
Rechnungen über das PEPPOL-Netzwerk folgen einem anderen Prinzip. Die Rechnungsdaten laufen über ein standardisiertes Netzwerk von PEPPOL Access Points, die Sender und Empfänger verbinden. Die verwendeten Spezifikationen definieren, wie Rechnungen und Gutschriften aufgebaut und übertragen werden.
Für die Finanzabteilung bedeutet das: Die Rechnung trifft nicht nur als Datei in einem Postfach ein, sondern als strukturierter Datensatz. Felder wie Lieferant, Rechnungsbetrag, Steuer, Bestellbezug und Fälligkeit können je nach Systemkonfiguration automatisiert ausgelesen und geprüft werden. Dadurch lassen sich Prüfschritte früher anstoßen und manuelle Rückfragen reduzieren.
Vorteile gegenüber dem E-Mail-Eingang
- Eindeutige Adressierung: Rechnungen werden einer registrierten Empfangsstelle zugeordnet.
- Strukturierte Daten: Rechnungsinformationen liegen maschinell lesbar vor und müssen nicht aus frei benannten Anhängen herausgesucht werden.
- Weniger manuelle Sortierung: Eingänge können direkt an definierte Prozesse und Systeme übergeben werden.
- Bessere Nachvollziehbarkeit: Übertragung, Empfang und Weiterverarbeitung lassen sich klarer dokumentieren.
- Grundlage für Automatisierung: Prüfungen, Freigaben und ERP-Übergaben können auf strukturierten Daten aufbauen.
Wenn Sie den digitalen Rechnungseingang ganzheitlich betrachten möchten, bietet die Lösung für automatisierte Eingangsrechnungen einen passenden Einstieg.
Warum der PEPPOL-Rechnungseingang zur E-Rechnung passt
Die E-Rechnungspflicht schreibt PEPPOL im deutschen B2B-Geschäft nicht als einzigen Übertragungsweg vor. Sie verändert jedoch die Anforderungen an den Rechnungseingang. Ein Postfach für XML-Anhänge kann für den Einstieg ausreichen, ist für komplexe Rechnungsprozesse langfristig jedoch nur eingeschränkt geeignet.
Der PEPPOL-Rechnungseingang schafft einen festen Kanal für strukturierte Rechnungen. Die Bundesverwaltung nennt PEPPOL als Übertragungsweg, der Maschine-zu-Maschine-Prozesse und die Übertragung größerer Mengen unterstützen kann. Diese Fähigkeit ist besonders für Unternehmen mit wachsendem Belegvolumen relevant.
Wer E-Rechnungen empfängt, braucht mehr als die technische Möglichkeit, Dateien anzunehmen. Fachbereiche benötigen klare Zuständigkeiten, die Buchhaltung verlässliche Daten und das ERP definierte Übergaben. PEPPOL stellt den Transportweg bereit. Die fachlichen Abläufe, Prüfregeln und Freigaben werden durch das Dokumentenmanagement, das ERP und die jeweiligen Workflows bestimmt.
Zur rechtlichen Einordnung empfiehlt sich ergänzend ein Ratgeber zur E-Rechnungspflicht und ihrer effizienten Umsetzung.
PEPPOL-Rechnungseingang im Vergleich: E-Mail, Portal und Netzwerk
In der Praxis nutzen viele Unternehmen mehrere Empfangskanäle parallel. Ein Lieferant sendet eine ZUGFeRD-Rechnung per E-Mail, ein öffentlicher Auftraggeber verlangt eine XRechnung und ein weiterer Geschäftspartner möchte PEPPOL verwenden. Das ist in Übergangsphasen üblich. Mit jedem zusätzlichen Kanal steigt jedoch der Aufwand für Kontrolle, Zuordnung und Weiterverarbeitung.
| Empfangskanal | Stärken | Typische Herausforderungen | Geeignet für |
|---|---|---|---|
| E-Mail mit Anhang | Niedrige Einstiegshürde und vielen Lieferanten vertraut | Manuelle Sortierung, Medienbrüche, Dublettenrisiko und eingeschränkte Nachvollziehbarkeit | Kleines Belegvolumen und Übergangsphasen |
| Rechnungsportal | Geführte Eingabe und kontrollierte Übergabe | Lieferanten müssen aktiv hochladen; zusätzliche Logins können den Prozess erschweren | Einzelne Auftraggeber mit klaren Vorgaben |
| PEPPOL-Netzwerk | Standardisierter Austausch, eindeutige Adressierung und Unterstützung automatisierter Prozesse | Anbindung und Registrierung müssen vorbereitet und mit den internen Systemen abgestimmt werden | Skalierbarer Rechnungseingang mit hohem Automatisierungsbedarf |
Der PEPPOL-Rechnungseingang bietet besonders dann Vorteile, wenn Rechnungen nicht nur zentral abgelegt, sondern direkt geprüft, freigegeben und weiterverarbeitet werden sollen. Strukturierte Rechnungsdaten können unmittelbar in Prüfprozesse einfließen – etwa in die sachliche Prüfung, den Bestellabgleich, die Kontierung, die Freigabe und die Archivierung.
Wie Sie den PEPPOL-Rechnungseingang mit einer PEPPOL-ID einrichten
Für den Empfang im PEPPOL-Netzwerk benötigt Ihr Unternehmen eine eindeutige Teilnehmerkennung. Diese PEPPOL-ID beziehungsweise Participant-ID sorgt dafür, dass Rechnungen dem richtigen Empfänger zugeordnet werden. Welche Kennung verwendet wird, hängt unter anderem vom Land, vom Einsatzzweck, vom Access Point und von der rechtlichen Einheit ab.
Wenn Sie Ihr Unternehmen für den PEPPOL-Empfang registrieren möchten, erfolgt dies in der Regel über einen PEPPOL Access Point oder über eine Softwarelösung mit integriertem Zugang. Ihr Unternehmen ist dadurch im PEPPOL-Netzwerk eindeutig als Rechnungsempfänger erreichbar.
Diese Punkte sollten Sie vor der Registrierung klären
- Welche rechtliche Einheit soll Rechnungen empfangen?
- Welche zulässige Kennung eignet sich für Ihr Unternehmen?
- Welche Rechnungsformate und Rechnungstypen verarbeitet Ihr System?
- Wie gelangen die Daten in DMS, ERP und Freigabeworkflow?
- Wer überwacht Fehlerfälle, Validierungsmeldungen und Rückmeldungen?
- Wie werden weitere Empfangskanäle während einer Übergangsphase behandelt?
Mit der technischen Registrierung für den PEPPOL-Rechnungseingang allein ist es nicht getan. Der volle Nutzen entsteht erst, wenn eingehende Rechnungen in Archivierungs- und ERP-Prozesse sowie digitale Workflows integriert und anhand definierter Regeln geprüft werden.
DocuWare E-Invoicing Service für den PEPPOL-Rechnungseingang
bvs arbeitet seit vielen Jahren mit Dokumentenprozessen, Archivierung und Rechnungsbearbeitung. Dabei zeigt sich regelmäßig eine Lücke zwischen dem technischen Rechnungseingang und der durchgängigen Weiterverarbeitung. Der DocuWare E-Invoicing Service setzt genau an dieser Stelle an.
Der DocuWare E-Invoicing Service ist ein cloudbasierter Dienst für den Versand und Empfang von E-Rechnungen über Netzwerke und Plattformen wie PEPPOL, KSeF oder SDI. Der Rechnungsimport steht sowohl für die DocuWare Cloud als auch für DocuWare On-Premises ab Version 7.11 zur Verfügung.
Eingehende Rechnungen werden nicht nur technisch empfangen, sondern direkt in das Dokumentenmanagement übernommen. Dort lassen sie sich mit Regeln für Datenextraktion, Validierung, Archivierung und Workflows verbinden. Anders als bei einem reinen Access Point kann DocuWare nach dem Rechnungseingang unmittelbar einen definierten Verarbeitungsprozess auslösen.
Die DocuWare-Lösung verbindet damit mehrere Aufgaben:
- Empfang strukturierter E-Rechnungen,
- Übernahme in ein zentrales Dokumentenmanagement,
- Prüfung anhand definierter Regeln,
- Weiterleitung in Freigabe- und Klärungsworkflows,
- Übergabe relevanter Daten an das ERP und
- Archivierung nach den im Unternehmen festgelegten Vorgaben.
Auf der DocuWare-Seite erfahren Sie, wie sich Dokumentenmanagement, Freigabeprozesse und Archivierung verbinden lassen und wie der PEPPOL-Rechnungseingang in diese Abläufe integriert werden kann.
Automatisierte Prozesse mit PEPPOL
Viele Projekte zur Rechnungsautomatisierung setzen erst bei der Freigabe an. Der eigentliche Rechnungseingang bleibt dabei jedoch uneinheitlich. Die Buchhaltung sortiert weiterhin Anhänge, korrigiert Stammdaten und sucht nach fehlenden Angaben.
Der PEPPOL-Rechnungseingang ermöglicht es, wesentliche Prüfungen bereits unmittelbar nach dem Empfang anzustoßen. Strukturierte Daten können auf Pflichtfelder, Lieferantenbezug und Bestellinformationen geprüft werden. Anschließend startet der passende Workflow.
In Verbindung mit intelligenter Dokumentenverarbeitung können Abläufe entstehen, die Fachbereiche spürbar entlasten. Rechnungen mit Bestellbezug können automatisch mit der jeweiligen Bestellung abgeglichen werden. Rechnungen ohne Bestellbezug werden zur Prüfung an die zuständige Stelle weitergeleitet. Für Sonderfälle lässt sich eine definierte Klärungsschleife einrichten. Manuelle E-Mail-Weiterleitungen, separate Tabellenlisten und informelle Rückfragen lassen sich dadurch reduzieren.
Ein typischer End-to-End-Prozess
- Versand: Der Lieferant erstellt eine PEPPOL-E-Rechnung und sendet sie über seinen Access Point.
- Adressierung: Die PEPPOL-ID beziehungsweise Participant-ID ordnet die Rechnung dem richtigen Empfänger zu.
- Empfang: Der DocuWare E-Invoicing Service nimmt die Daten entgegen und übergibt sie an DocuWare.
- Validierung: Je nach Konfiguration und Rechnungsformat werden Rechnungsfelder, Pflichtangaben und definierte Validierungsregeln geprüft.
- Workflow: Der passende Freigabe- oder Klärungsprozess startet, beispielsweise Bestellabgleich, Kostenstellenzuordnung oder Sonderfreigabe.
- ERP-Übergabe: Geprüfte Rechnungsdaten werden an das angebundene ERP oder die Finanzbuchhaltung übergeben.
- Archivierung: Die Rechnung wird entsprechend den im Unternehmen festgelegten GoBD-Anforderungen abgelegt und der Bearbeitungsweg dokumentiert.
PEPPOL-Kosten: Was Unternehmen einplanen sollten
Die Kosten für einen PEPPOL-Rechnungseingang lassen sich nicht seriös mit einer pauschalen Zahl beziffern. Drei Bereiche prägen den Aufwand: der Zugang zum Netzwerk, die Integration in die vorhandenen Systeme und die Anpassung der internen Prozesse.
Ein Unternehmen mit wenigen Rechnungen und einer vorhandenen E-Invoicing-Funktion hat andere Anforderungen als eine Unternehmensgruppe mit mehreren Mandanten, ERP-Anbindungen, Freigaberegeln und Archivvorgaben. Deshalb sollte nicht nur eine mögliche Transaktionsgebühr betrachtet werden, sondern der gesamte Ablauf vom Rechnungseingang bis zur Buchung.
Ein einfaches Rechenbeispiel zeigt das Potenzial: Verarbeitet Ihre Buchhaltung 10.000 Eingangsrechnungen pro Jahr und reduziert der strukturierte PEPPOL-Empfang die manuelle Nacharbeit um durchschnittlich eine Minute pro Rechnung, entspricht das rechnerisch mehr als 160 Arbeitsstunden pro Jahr. Hinzu kommen mögliche Effekte durch weniger Fehler, schnellere Freigaben und eine bessere Transparenz bei offenen Klärfällen.
Typische Kosten- und Aufwandsblöcke
- Registrierung beziehungsweise Einrichtung der Teilnehmerkennung,
- technischer Empfangskanal über einen Access Point oder eine integrierte Lösung,
- Anbindung an DocuWare, ERP und Freigabeworkflows,
- Validierungsregeln für XRechnung, PEPPOL BIS Billing und weitere Formate,
- Archivierung nach den festgelegten organisatorischen und rechtlichen Vorgaben,
- Tests mit realen Rechnungen und definierten Fehlerfällen sowie
- Schulung von Buchhaltung, Einkauf und beteiligten Fachabteilungen.
Die Wirtschaftlichkeit ergibt sich aus weniger manueller Erfassung, kürzeren Durchlaufzeiten und einer besseren Transparenz über Fälligkeiten, Freigaben und offene Klärfälle. Für eine belastbare Kalkulation bewertet bvs gemeinsam mit dem Unternehmen die Belegmengen, die Systemlandschaft und den gewünschten Automatisierungsgrad.
GoBD, Archivierung und Nachvollziehbarkeit
Fehlt eine klare Struktur, entstehen Medienbrüche, schwer nachvollziehbare Freigaben und Lücken in der Verfahrensdokumentation. Spätestens bei einer Prüfung können fehlende Protokolle oder unvollständig dokumentierte Prozesse zu Rückfragen führen.
E-Rechnungen sind Geschäftsunterlagen. Ihr Unternehmen muss sie so aufbewahren, dass Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit und Auffindbarkeit erhalten bleiben. Der Empfang über PEPPOL ändert daran nichts. Strukturierte Daten können eine saubere Ablage jedoch unterstützen, weil Eingang, Validierung, Bearbeitung, Freigabe, Übergabe und Archivierung klar dokumentiert werden können.
Eine Software allein stellt keine GoBD-Konformität her. Entscheidend sind unter anderem die Konfiguration, Berechtigungen, Arbeitsabläufe und die Verfahrensdokumentation. Ergänzende Informationen zur rechtlichen Einordnung bietet ein Ratgeber zur GoBD-konformen Archivierung digitaler Belege.
Warum PEPPOL für Unternehmen in Deutschland relevant ist
PEPPOL gewinnt an Bedeutung, weil Unternehmen zunehmend unterschiedliche E-Rechnungsanforderungen erfüllen müssen. Öffentliche Auftraggeber, internationale Lieferketten und größere Kunden setzen strukturierte Rechnungen voraus oder bevorzugen standardisierte Übertragungswege.
Für Unternehmen, die öffentliche Auftraggeber beliefern, ist PEPPOL schon seit mehreren Jahren relevant. E-Rechnungen an die Bundesverwaltung können über PEPPOL an Plattformen wie ZRE oder OZG-RE übermittelt werden. Dabei können zusätzliche Vorgaben wie Leitweg-ID und Participant-ID relevant sein.
Im B2B-Umfeld entsteht der Nutzen vor allem durch die Standardisierung. Wenn Lieferanten PEPPOL verwenden, kann Ihr Unternehmen Rechnungen empfangen, ohne für jeden Geschäftspartner eigene E-Mail-Regeln, Portale oder individuelle Schnittstellen aufzubauen. Das reduziert den Abstimmungsaufwand zwischen Einkauf, Kreditorenbuchhaltung und IT – besonders bei wachsendem Belegvolumen.
So führt bvs den PEPPOL-Rechnungseingang ein
bvs digitalisiert Belegprozesse seit 1990 und betrachtet nicht nur einzelne Softwarefunktionen, sondern den gesamten Belegfluss. Als spezialisierter DocuWare-Partner verbindet bvs Scandienstleistungen, Dokumentenmanagement und Rechnungsbearbeitung zu einem durchgängigen Projekt – vom PEPPOL-Empfang bis zur Archivierung.
Die Einführung in fünf Schritten
- Prozessaufnahme: bvs analysiert Rechnungskanäle, Belegvolumen, Lieferantenstruktur, ERP-Anbindung und Freigaberegeln.
- Zielbild: Gemeinsam wird festgelegt, welche Rechnungen über PEPPOL laufen sollen, welche Formate relevant sind und wie Ausnahmen behandelt werden.
- Technische Einrichtung: Der Empfang über den DocuWare E-Invoicing Service wird konfiguriert und mit DMS, ERP und Workflows verbunden.
- Validierung und Archivierung: Prüfregeln, Ablagestrukturen, Berechtigungen und Protokollierung werden definiert.
- Einführung im Fachbereich: Buchhaltung, Einkauf und Freigabestellen werden anhand realer Belege geschult.
Wenn Ihr Unternehmen DocuWare nutzt oder einen Wechsel plant, sollte auch die passende Betriebsform geklärt werden. Ein Vergleich zwischen DocuWare Cloud und On-Premises kann bei dieser Vorentscheidung unterstützen.
Wann sich der PEPPOL-Rechnungseingang besonders lohnt
Der PEPPOL-Rechnungseingang ist nicht nur für Konzerne interessant. Auch mittelständische Unternehmen können profitieren, insbesondere wenn das Belegvolumen wächst oder mehrere Empfangskanäle parallel verwaltet werden.
Typische Anzeichen für Handlungsbedarf
- Die Buchhaltung erfasst Rechnungsdaten noch manuell aus PDF-Dateien.
- Mehrere Postfächer oder Fachbereiche empfangen Rechnungen parallel.
- Das Unternehmen arbeitet für öffentliche Auftraggeber.
- Lieferanten oder Kunden nutzen bereits PEPPOL.
- Das ERP erhält Rechnungsdaten verspätet oder unvollständig.
- E-Rechnung, Archivierung und Freigabeworkflows sollen in einem Projekt geordnet werden.
Trifft mindestens einer dieser Punkte auf Ihr Unternehmen zu, lohnt sich eine genauere Prüfung. bvs prüft, welches Einstiegsszenario zu Ihrem Unternehmen passt und welche Verbesserungen wirtschaftlich sinnvoll sind.
Bei papierbasierten Restprozessen können tagesaktuelle Scandienstleistungen den Übergang unterstützen. Dadurch lassen sich alte Eingangskanäle und neue E-Rechnungsprozesse in einem gemeinsamen Ablauf zusammenführen.
PEPPOL-E-Rechnungen senden und empfangen
Beim Einreichen einer PEPPOL-E-Rechnung steht der Sender im Fokus. Er erstellt ein zulässiges Format, adressiert den Empfänger mit der korrekten Participant-ID und überträgt den Datensatz über einen Access Point.
Beim Empfang zählt dagegen die interne Weiterverarbeitung. Der PEPPOL-Rechnungseingang muss die Daten annehmen, prüfen, in den passenden Workflow übergeben und entsprechend den festgelegten Anforderungen archivieren.
Der PEPPOL-Rechnungseingang allein spart noch nicht automatisch Zeit und Kosten. Entscheidend ist, dass eingehende Rechnungen anschließend ohne Medienbruch geprüft, freigegeben und weiterverarbeitet werden. Müssen Beträge erneut manuell erfasst oder Freigaben weiterhin per E-Mail eingeholt werden, bleibt ein wesentlicher Teil des Automatisierungspotenzials ungenutzt. Erst ein durchgängiger Ablauf vom Netzwerkeingang bis zur Buchung schafft den gewünschten wirtschaftlichen Vorteil.
Sprechen Sie mit bvs über Ihren PEPPOL-Rechnungseingang. Gemeinsam lassen sich Ausgangssituation, Systemlandschaft und ein passender Einstieg bewerten.
Häufige Fragen zum PEPPOL-Rechnungseingang
Wie nutze ich den PEPPOL-Rechnungseingang?
Sie nutzen PEPPOL über einen Access Point oder eine Softwarelösung mit integriertem Zugang. Ihr Unternehmen wird mit einer passenden Teilnehmerkennung registriert, empfängt Rechnungen über das Netzwerk und kann die strukturierten Daten an DMS, ERP und Freigabeworkflows übergeben. Im Unterschied zum E-Mail-Empfang entfällt ein großer Teil der manuellen Vorsortierung.
Wie kann ich Rechnungen über PEPPOL einreichen?
Für das Einreichen erzeugt Ihr System eine gültige PEPPOL-E-Rechnung, adressiert den Empfänger mit der korrekten Participant-ID und sendet den Datensatz über einen Access Point. Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber können zusätzliche Vorgaben wie Leitweg-ID und die passende Übertragungsplattform relevant sein.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und PEPPOL?
XRechnung bezeichnet ein strukturiertes Rechnungsformat. PEPPOL bezeichnet einen standardisierten Übertragungsweg über ein Netzwerk. Eine XRechnung kann beispielsweise per E-Mail oder über PEPPOL übertragen werden. Format und Übertragungsweg sind daher getrennt zu betrachten.
Welche technischen Voraussetzungen benötigt mein Unternehmen?
Sie benötigen einen Zugang zu einem PEPPOL Access Point oder eine Softwarelösung mit integriertem Zugang. Zusätzlich müssen die empfangenden Systeme strukturierte Rechnungsdaten verarbeiten können. Typischerweise werden dafür ein Dokumentenmanagementsystem wie DocuWare, ein ERP sowie definierte Schnittstellen, Validierungsregeln und Archivierungsprozesse benötigt.
Wie lässt sich der PEPPOL-Rechnungseingang in bestehende Systeme integrieren?
Die Anbindung erfolgt über einen Access Point oder eine Softwarelösung mit integriertem PEPPOL-Zugang. Wichtig ist, dass die strukturierten Rechnungsdaten anschließend an DocuWare, das ERP und die jeweiligen Prüf- und Freigabeworkflows übergeben werden. Vor der Einführung sollten Schnittstellen, Zuständigkeiten, Prüfregeln und mögliche Ausnahmefälle definiert und mit Testrechnungen geprüft werden.
Muss jedes Unternehmen PEPPOL verwenden?
Nein. Die E-Rechnungspflicht schreibt PEPPOL im deutschen B2B-Geschäft nicht als einzigen Übertragungsweg vor. PEPPOL kann jedoch sinnvoll sein, wenn Ihr Unternehmen Rechnungen standardisiert empfangen, automatisiert weiterverarbeiten und Geschäftspartner ohne individuelle Schnittstellen anbinden möchte.
Wie lange dauert die Einführung?
Die Dauer hängt von der Systemlandschaft, den gewünschten Workflows, der Zahl der Mandanten und den vorhandenen Freigaberegeln ab. Bei einer überschaubaren Systemlandschaft und klar definierten Prozessen kann die Einführung vergleichsweise kurzfristig erfolgen. Komplexe ERP-Anbindungen und zahlreiche Ausnahmen erhöhen den Projektaufwand.
Kann PEPPOL parallel zu anderen Rechnungskanälen genutzt werden?
Ja. Viele Unternehmen nutzen PEPPOL zunächst parallel zu E-Mail oder Rechnungsportalen. Wichtig sind klare Regeln, welche Lieferanten welchen Kanal verwenden und wie die verschiedenen Eingänge verarbeitet werden. DocuWare kann unterschiedliche Kanäle in einem zentralen Dokumentenmanagement zusammenführen.
Welche Rolle spielt DocuWare beim PEPPOL-Rechnungseingang?
DocuWare kann E-Rechnungen über den DocuWare E-Invoicing Service entgegennehmen und in Dokumentenmanagement, Workflow und Archivierung integrieren. Dadurch endet der Prozess nicht beim technischen Empfang. DocuWare kann nach dem Eingang automatisch einen definierten Prüf- und Freigabeprozess mit Protokollierung und anschließender Ablage auslösen.
Wie startet ein PEPPOL-Projekt mit bvs?
bvs prüft zunächst die bestehenden Rechnungskanäle, Systeme und Freigabewege. Anschließend werden Registrierung, DocuWare-Anbindung, Validierung, Archivierung und Schulung gemeinsam geplant. So entsteht ein Einführungskonzept, das zur vorhandenen Systemlandschaft und zum Belegvolumen passt.