Pflicht zur digitalen Aufbewahrung von Entgeltunterlagen

Datum: 12.04.2026

Die Pflicht zur digitalen Aufbewahrung von Entgeltunterlagen verändert die Arbeit von Personalabteilung, Lohnbuchhaltung und IT grundlegend. Spätestens ab dem 1. Januar 2027 müssen Entgeltunterlagen für alle Beschäftigten elektronisch geführt und digital für Prüfungen bereitgestellt werden. Für Sie als Arbeitgeber geht es dabei nicht nur um Compliance, sondern auch um die Chance, Prozesse mit einer digitalen Personalakte und einem professionellen Dokumenten-Management-System neu zu ordnen.

Als bvs Belegverwaltungssysteme Beratung Vertrieb Service GmbH begleiten wir Unternehmen seit 1990 bei der Digitalisierung von Belegen, der Einführung revisionssicherer Archivlösungen und der Umsetzung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten. In diesem Ratgeber erhalten Sie einen praxisnahen Überblick, wie Sie die Anforderungen an elektronische Entgeltunterlagen bis 2027 rechtssicher und wirtschaftlich sinnvoll erfüllen.

Rechtlicher Hintergrund der Pflicht zur digitalen Aufbewahrung von Entgeltunterlagen

Die Pflicht zur digitalen Entgeltakte ergibt sich aus mehreren Regelwerken, die eng ineinandergreifen. Kernnormen sind das Vierte Buch Sozialgesetzbuch (SGB IV) und die Beitragsverfahrensverordnung (BVV). In § 28p SGB IV ist die Betriebsprüfung der Rentenversicherung geregelt, in §§ 8 ff. BVV die Führung und Aufbewahrung der Entgeltunterlagen. Die Deutsche Rentenversicherung baut seit Jahren die elektronische Betriebsprüfung (euBP) aus. Ab 2027 stellt sie vollständig auf digitale Prüfverfahren um. Damit reicht eine Papierablage mit gelegentlichen Scans nicht mehr. Entgeltunterlagen gelten ab 2027 nur noch dann als ordnungsgemäß geführt, wenn sie elektronisch vorliegen und digital ausgewertet werden können. Die bisherige Möglichkeit, Entgeltunterlagen in Papierform zu führen und sich auf Antrag von der elektronischen Führung befreien zu lassen, endet mit Ablauf des 31. Dezember 2026. 

Für Sie bedeutet das: Die Umstellung auf digitale Entgeltunterlagen ist kein optionales Projekt, das Sie „bei Gelegenheit“ angehen. Sie entsteht aus einer klaren gesetzlichen Entwicklung, die den elektronischen Prüfzugriff, strukturierte Datensätze und eine revisionssichere Ablage zur Norm macht.

Was genau sind Entgeltunterlagen – und was gehört in die digitale Entgeltakte?

Damit Sie die Pflicht zur digitalen Aufbewahrung von Entgeltunterlagen rechtssicher umsetzen, müssen Sie zuerst klären, welche Dokumente unter diesen Begriff fallen. Die BVV und die Hinweise der Deutschen Rentenversicherung listen eine Reihe von Unterlagen, die Sie für jede beschäftigte Person führen und aufbewahren.

Typische Bestandteile der digitalen Entgeltunterlagen sind unter anderem:

• Lohn- und Gehaltsabrechnungen inklusive Korrekturabrechnungen
• Beitragsnachweise und Meldeunterlagen zur Sozialversicherung
• Unterlagen zur Krankenkassenwahl, Mitgliedsbescheinigungen, Befreiungen
• Angaben zur Staatsangehörigkeit, Steuerklasse, Kinderfreibeträgen (Lohnsteuerdaten)
• Nachweise über Minijobs, Mehrfachbeschäftigungen und Gleitzonenentgelte
• Arbeitszeitnachweise, insbesondere bei geringfügiger Beschäftigung oder Mindestlohn
• Nachweise zu Entgeltfortzahlung, Mutterschutz, Elternzeit und Kurzarbeit
• Bescheinigungen und Nachweise für betriebliche Altersversorgung und vermögenswirksame Leistungen

Diese Dokumente gehören meist in den entgeltrelevanten Teil der Personalakte. Ab 2027 müssen Sie diese Unterlagen nicht nur digital, sondern auch strukturiert und auswertbar führen. Eine digitale Personalakte bildet dafür den logischen Ordnungsrahmen.

Ab wann gilt die Pflicht zur digitalen Personalakte wirklich?

Obwohl kein spezifisches „Gesetz zur digitalen Personalakte“ existiert, wird die elektronische Führung von Entgeltunterlagen ab dem 1. Januar 2027 gesetzlich verpflichtend. Da die Rentenversicherung für Betriebsprüfungen strukturierte Datensätze (inkl. Metadaten und Protokollierung) fordert, wird die digitale Akte damit faktisch zum Standard für HR und Payroll.

Unternehmen müssen beachten, dass die aktuelle Übergangsphase am 31. Dezember 2026 endet. Ab 2027 sind keine Befreiungen mehr möglich, sodass alle Entgeltunterlagen zwingend digital geführt und aufbewahrt werden müssen.

Digitale Entgeltunterlagen ab 2027: Was bedeutet das technisch und organisatorisch?

Unter „elektronische Entgeltunterlagen ab 2027“ versteht der Gesetzgeber deutlich mehr als eingescannte PDF-Dateien in einem Dateiserver. Die Pflicht zur digitalen Aufbewahrung von Entgeltunterlagen umfasst drei zentrale Anforderungen:

1. Elektronische Führung: Entgeltunterlagen entstehen, werden verarbeitet und gespeichert in einem elektronischen System. Dazu zählen Lohnabrechnungssystem, HR-Software, digitale Personalakte oder ein Dokumenten-Management-System (DMS).
2. Revisionssichere Aufbewahrung: Die Unterlagen liegen für die gesamte Aufbewahrungsfrist unveränderbar, nachvollziehbar und gegen Verlust gesichert vor. Jede Änderung muss protokolliert werden, Zugriffe müssen lückenlos nachvollziehbar sein. 
3. Elektronische Prüfbereitstellung: Für die elektronische Betriebsprüfung bereiten Sie die Daten und Dokumente strukturiert auf. Entweder liefern Sie diese in definierten Datensätzen oder geben direkten lesenden Zugriff auf ein revisionssicheres Archivsystem.

Ohne eine durchdachte Systemlandschaft entstehen Datensilos, doppelte Ablagen oder Medienbrüche. Unsere Erfahrung zeigt: Ein integriertes Zusammenspiel aus Lohnsystem, digitaler Personalakte und DMS senkt den Aufwand für Prüfungen, senkt Fehlerquoten und schafft Transparenz im gesamten Entgeltprozess.

Digitale Entgeltunterlagen Pflicht vs. digitale Personalakte: Wo liegt der Unterschied?

Es ist wichtig, zwischen Gesetz und Praxis zu trennen: Verpflichtend ist ab 2027 lediglich die digitale Führung der Entgeltunterlagen. Da diese jedoch einen rechtssicheren Rahmen für Indexierung und Prüfexporte benötigen, fungiert die Personalakte in der HR-Realität als zentraler Ankerplatz für alle Dokumente – vom Arbeitsvertrag bis zum Abrechnungsbeleg.

Als bvs setzen wir hier auf bewährte Dokumenten-Management-Systeme wie DocuWare, kombinieren sie mit der digitalen Personalakte und binden die Lösung an Ihre Lohn- und HR-Systeme an.

Risiken bei Verstößen gegen die Pflicht zur digitalen Aufbewahrung von Entgeltunterlagen

Wer die Pflicht zur digitalen Aufbewahrung von Entgeltunterlagen ignoriert oder nur halbherzig umsetzt, riskiert mehr als nur organisatorischen Aufwand. Aus unseren Projekterfahrungen und den Vorgaben der Sozialversicherungsträger ergeben sich insbesondere vier Risikobereiche:

• Nachforderungen und Schätzungen: Fehlen bei einer Betriebsprüfung Unterlagen oder sind sie nicht prüfbar, schätzt die Deutsche Rentenversicherung Beitragsgrundlagen. Auch das Finanzamt greift in solchen Fällen auf Schätzungen zurück.
• Bußgelder: Verstöße gegen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten können mit Bußgeldern geahndet werden, wenn Arbeitgeber ihre Pflichten grob fahrlässig missachten.
• Verfahrens- und Image-Risiken: Chaotische Prüfungen, Nacharbeiten und Nachforderungen belasten HR, Payroll und Geschäftsführung und wirken sich negativ auf das Arbeitgeberimage aus.
• Datenschutzverstöße: Eine unzureichende digitale Archivierung mit unklaren Berechtigungen verletzt das Prinzip der Datensparsamkeit und Vertraulichkeit nach DSGVO.

Eine sauber konzipierte digitale Entgeltakte reduziert diese Risiken drastisch und stärkt zugleich Transparenz gegenüber Mitarbeitenden und Behörden.

Praxisleitfaden: In 6 Schritten zur gesetzeskonformen digitalen Entgeltakte

Die Umstellung auf elektronische Entgeltunterlagen wirkt auf den ersten Blick komplex. Aus mehr als drei Jahrzehnten Projektpraxis haben wir einen erprobten Fahrplan entwickelt, mit dem Sie schrittweise zur rechtssicheren Lösung gelangen.

1. Bestandsaufnahme und Risikoanalyse

Zuerst steht die gründliche Analyse der Ausgangslage an. Hierbei wird ermittelt, wo Entgeltunterlagen derzeit verstreut sind – ob in physischen Papierarchiven, auf Fileservern oder in E-Mail-Postfächern. Auch die bestehenden Lohnprozesse sowie bereits genutzte HR-Software kommen auf den Prüfstand. Oft offenbart diese Bestandsaufnahme einen Mix aus Insellösungen und unklaren Verantwortlichkeiten, der spätestens mit der digitalen Aufbewahrungspflicht zu riskanten Compliance-Lücken führt.

2. Zielbild und Governance für digitale Entgeltunterlagen

Im zweiten Schritt wird das Zielbild für 2027 entworfen. Zentrale Entscheidungen betreffen den künftigen Speicherort – etwa ein DMS, eine Cloud-Lösung wie DocuWare oder ein integriertes HR-System – sowie die Verteilung der Rollen zwischen IT, Payroll und Datenschutz. Wir bei bvs untermauern dieses Konzept mit einem schriftlichen Verfahrensverzeichnis und automatisierten Workflows, sodass aus einer bloßen Vorschrift eine belastbare Governance-Struktur für Ihr gesamtes Unternehmen wird.

3. Auswahl der technischen Plattform

Die Wahl der Technik ist entscheidend: Das System muss revisionssicher archivieren, Datenschutz garantieren und sich nahtlos in die bestehende IT-Umgebung integrieren, ohne die tägliche Arbeit in HR und Payroll zu behindern. Plattformen wie DocuWare oder die digitale Personalakte von bvs vereinen Archivierung und Prozesssteuerung in einer Lösung. Unsere Scandienstleistungen für Personalakten schließen zudem effizient die Lücke zwischen der Papierhistorie und der künftigen digitalen Pflicht.

4. Digitalisierung der Bestandsarchive

Angesichts jahrzehntelanger Papierarchive empfiehlt sich vor 2027 ein risikoorientierter Ansatz. Der Fokus sollte auf Unterlagen liegen, deren gesetzliche Aufbewahrungsfrist noch läuft, oder auf Personengruppen mit hohem Prüfungsrisiko. Wer ohnehin die digitale Personalakte einführt, digitalisiert oft direkt den gesamten Bestand. Mit professionellen Scandienstleistungen stellen wir sicher, dass Qualität, Indexierung und Datenübergabe nach streng dokumentierten Verfahrensanweisungen erfolgen.

5. Tagesaktuelle digitale Prozesse etablieren

Parallel zum Altbestand müssen die täglichen Abläufe digitalisiert werden, damit neue Unterlagen direkt elektronisch entstehen. Dies umfasst die automatisierte Übernahme aus dem Lohnsystem ebenso wie digitale Workflows für Genehmigungen und die Erfassung des Posteingangs über Mitarbeiterportale. Wo dennoch weiterhin Papierdokumente eingehen, sorgt die tagesaktuelle Scandienstleistung von bvs dafür, dass Ihre digitale Entgeltakte jederzeit lückenlos und prüfbereit bleibt.

6. Schulung, Change-Management und Prüfungsfähigkeit

Technik allein genügt nicht; auch die Arbeitsgewohnheiten müssen sich wandeln. HR, Payroll und der Betriebsrat benötigen ein gemeinsames Verständnis darüber, wie die Ablage erfolgt und wer Freigaben erteilt. Ein kritischer Erfolgsfaktor ist zudem die Vorbereitung auf die Anforderungen der Rentenversicherung – inklusive einer „Generalprobe“ der elektronischen Betriebsprüfung. bvs begleitet diesen Wandel mit Workshops und Webinaren, um die neue digitale Realität sicher zu verankern.

Digitale Entgeltunterlagen als Hebel für Effizienz und Transparenz

Die gesetzliche Pflicht zur elektronischen Entgeltunterlage ab 2027 ist weit mehr als eine formale Hürde – sie ist ein strategisches Sprungbrett. Unternehmen profitieren durch den Umstieg von einer rasanten Auskunftsfähigkeit bei Prüfungen, spürbaren Kosteneinsparungen durch den Wegfall physischer Archive und einem deutlich höheren Niveau bei Datensicherheit und Compliance. Zudem zahlt die digitale Akte direkt auf einen modernen Arbeitgeberauftritt ein, da sie flexibles Remote Work und effiziente Self-Services erst ermöglicht.

Häufig dient diese neue Aufbewahrungspflicht als idealer Startpunkt für eine ganzheitliche Digitalisierungsstrategie im Unternehmen. Als bvs begleiten wir Sie bei diesem Übergang und führen rechtliche Anforderungen, technologische Lösungen und Ihre individuelle Organisationspraxis sicher zusammen. So verwandeln wir eine regulatorische Vorgabe in einen echten Produktivitätsvorteil für Ihre Personalabteilung.

Für viele unserer Kunden bildet die Pflicht zur digitalen Aufbewahrung von Entgeltunterlagen den Startpunkt für eine umfassendere Digitalisierungsstrategie. Mit bvs stehen Ihnen erfahrene Spezialisten zur Seite, die rechtliche Rahmenbedingungen, technologische Lösungen und organisatorische Praxis verbinden.

Häufige Fragen zur Pflicht zur digitalen Aufbewahrung von Entgeltunterlagen

Was bedeutet die Pflicht zur digitalen Aufbewahrung von Entgeltunterlagen ab 2027 konkret?

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Arbeitgeber Entgeltunterlagen für alle Beschäftigten elektronisch führen und digital aufbewahren. Lohnabrechnungen, Beitragsnachweise, Meldungen zur Sozialversicherung und weitere entgeltrelevante Unterlagen liegen dann in einer digitalen Entgeltakte vor und stehen für die elektronische Betriebsprüfung strukturiert zur Verfügung. Reine Papierakten oder unsystematische Dateisammlungen erfüllen diese Pflicht nicht mehr. 

Ist die digitale Personalakte ab 2027 gesetzlich verpflichtend?

Es existiert kein eigenes Gesetz mit dem Titel „digitale Personalakte Pflicht ab 2027“. Verpflichtend ist die elektronische Führung der Entgeltunterlagen, die im Sozialversicherungsrecht und in der Beitragsverfahrensverordnung verankert ist. In der Praxis setzt fast jedes Unternehmen diese Pflicht mit einer strukturierten digitalen Personalakte um, weil sie Entgeltunterlagen, Verträge und weitere HR-Dokumente in einer zentralen Akte bündelt. Dadurch wird die gesetzliche Pflicht technisch und organisatorisch effizient erfüllt. 

Welche Unterlagen gehören zu den Entgeltunterlagen und müssen digital aufbewahrt werden?

Zu den Entgeltunterlagen gehören alle Dokumente, die für die Berechnung, Abführung und Prüfung von Arbeitsentgelt relevant sind. Dazu zählen Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Beitragsnachweise zur Sozialversicherung, Meldungen an Krankenkassen, Mitgliedsbescheinigungen, Nachweise zu Minijobs, Arbeitszeitnachweise, Unterlagen zur Entgeltfortzahlung und Bescheinigungen für betriebliche Altersversorgung. Diese Unterlagen müssen Sie entsprechend der geltenden Aufbewahrungsfristen digital archivieren und im Rahmen der elektronischen Betriebsprüfung bereitstellen. 

Gibt es noch eine Befreiung von der elektronischen Führung der Entgeltunterlagen?

In den Jahren vor 2027 gab es die Möglichkeit, sich auf Antrag von der Pflicht zur elektronischen Führung der Entgeltunterlagen befreien zu lassen. Die Deutsche Rentenversicherung konnte in diesen Fällen Papierunterlagen akzeptieren. Diese Befreiungsoption läuft mit dem 31. Dezember 2026 aus. Ab 2027 ist eine Befreiung von der digitalen Entgeltunterlagen-Pflicht nicht mehr vorgesehen. Unternehmen sollten die verbleibende Zeit nutzen, um ihre Personalakten und Entgeltunterlagen vollständig auf digitale Prozesse umzustellen.

Wie lange müssen elektronische Entgeltunterlagen aufbewahrt werden?

Die Pflicht zur digitalen Aufbewahrung von Entgeltunterlagen knüpft an bestehende Fristen an. Lohn- und Gehaltsabrechnungen archivieren Sie in der Regel zehn Jahre, sozialversicherungsrelevante Unterlagen fünf Jahre und lohnsteuerrelevante Dokumente sechs Jahre. Bestimmte Nachweise wie Arbeitszeitunterlagen behalten Sie mindestens zwei Jahre. In der digitalen Personalakte stellen Sie sicher, dass die Unterlagen während der gesamten Frist unverändert, lesbar und prüfbar bleiben, unabhängig von Systemwechseln oder Formatänderungen.