Personalakten scannen
Personalakten scannen bedeutet für Sie: Personalunterlagen in kürzester Zeit digital verfügbar, rechtssicher archiviert und nahtlos in Ihre HR‑Systeme integriert. bvs übernimmt den kompletten Prozess – von der sicheren Abholung der Akten über die Digitalisierung bis zur Übergabe an Ihre digitale Personalakte.
Darum lohnt es sich, Personalakten professionell scannen zu lassen
Die wichtigsten Vorteile der Digitalisierung von papierbasierten Personalakten
Wer Personalakten scannen gleichzeitig strenge Datenschutz- und Compliance‑Anforderungen erfüllen will, benötigt einen spezialisierten Dienstleister. Papierbasierte Personalakten blockieren Ressourcen, verursachen hohe Kosten und erschweren jede Auskunft an Beschäftigte und Prüfinstanzen.
Ortsunabhängiger Zugriff
Digitale Personalakten ermöglichen den schnellen Zugriff unabhängig vom Standort und erleichtern dadurch die Arbeit im Homeoffice und in verteilten Teams. Durchsuchbare Unterlagen verkürzen Bearbeitungszeiten und verbessern die tägliche HR‑Effizienz.
Erfüllung gesetzlicher Anforderungen
Digitale Akten unterstützen die Einhaltung von Vorgaben wie der digitalen Entgeltabrechnung und regulatorischen Nachweispflichten. Einheitliche Strukturen sorgen dafür, dass Dokumente vollständig, aktuell und revisionssicher bereitstehen.
Abläufe ohne Medienbrüche
Mit digitalen Personalakten lassen sich Arbeitsprozesse sauber verknüpfen, sodass Informationen direkt in HR‑Systeme übernommen werden können. Das reduziert Fehlerquellen, vereinfacht Abstimmungen und beschleunigt Routinevorgänge.
Sicherheit für sensible Daten
Elektronische Akten bieten klare Berechtigungskonzepte und eine gesicherte, kontrollierte Datenhaltung sensibler Personaldokumente. So entsteht ein nachvollziehbarer und geschützter Zugriff auf alle relevanten Informationen.
Bestandsarchiv scannen
So läuft ein Projekt ab
Sie möchten Ihre Personalakten digitalisieren oder erste Schritte für ein strukturiertes Vorgehen definieren? Mit bvs wählen Sie einen Partner, der Digitalisierung, Dokumenten‑Management und Prozessberatung zu einem ganzheitlichen Ansatz verbindet. Mit einem klaren Projektplan, transparenten Kosten und einem erfahrenen Team begleiten wir Sie Schritt für Schritt auf dem Weg in Ihr digitales Archiv.
Zu Beginn definieren wir gemeinsam den Projektumfang und alle organisatorischen, rechtlichen und technischen Rahmenbedingungen.
Schwerpunkte:
- Festlegung des gesamten Projektumfangs
- Anforderungen an Datenschutz und Informationssicherheit
- Abstimmung mit Personal‑ oder Betriebsrat
- Abstimmung mit der IT zu Import, Schnittstellen und Datenformaten
- Erstellung des Projektzeitplans und Meilensteine
In einem strukturierten Workshop erarbeiten wir den Aktenplan, die Struktur und die spätere digitale Ablagelogik – praxisnah und anhand realer Musterakten.
Schwerpunkte:
- Definition der Dokumententypen nach Best Practice oder individuellen Vorgaben
- Klassifizierung anhand von Original‑Musterakten
- Festlegung der Indexierungsfelder (Personalnummer, Name, Abteilung, Zeitraum, Vertragsdaten etc.)
- Berücksichtigung von Berechtigungsprofilen und Löschfristen
- Ausarbeitung des finalen Aktenplans für die Digitale Personalakte
Bevor das eigentliche Projekt startet, führen wir eine gemeinsame Pilotverarbeitung durch, um die spätere Ablage und Struktur unter Realbedingungen zu prüfen.
Schwerpunkte:
- Testscan eines definierten Aktenpakets
- Import in das Zielsystem (z. B. DMS oder digitale Personalakte)
- Validierung von Struktur, Suchbarkeit und Berechtigungen
- Gemeinsame Feinjustierung des Scan‑ und Indexierungsprofils
Nach Freigabe des Piloten erfolgt die vollständige Digitalisierung Ihrer Personalakten – sicher, strukturiert und transparent.
Schwerpunkte:
- Abholung durch geschultes BVS‑Fahrpersonal mit Direkttransport nach Dachau
- Sichere Lagerung in verschließbaren Transportbehältern
- Dokumentenvorbereitung (Entklammern, Entheften, Glätten, Entfernen von Metallteilen)
- Klassifizierung und Trennung nach Dokumententypen gemäß Aktenplan
- Whitelist/Blacklist‑Prüfung (z. B. Ausschluss datenschutzkritischer Teilnehmerlisten)
- Scannen in definierten Scanprofilen (Farbe/Graustufe, Auflösung)
- OCR‑Texterkennung für durchsuchbare PDFs
- Indexierung nach definierten Metadaten und Abgleich mit Stammdaten
- Nachvollziehbare Prozessdokumentation aller Aktenbewegungen
Damit Ihre digitale Personalakte verlässlich nutzbar wird, prüfen wir alle Schritte fortlaufend und systematisch.
Schwerpunkte:
- Sichtprüfungen auf Lesbarkeit und Vollständigkeit
- Stichprobenkontrollen nach definierten Qualitätskriterien
- Technische Checks zu Auflösung, Farbraum und Metadaten
- Sofortige Korrekturen bei Abweichungen
- Abschlussprüfung vor der Datenübergabe
Wir überführen die Daten strukturiert in Ihre Zielsysteme – nahtlos, dokumentiert und geprüft.
Schwerpunkte:
- Direkte Übergabe in bestehende DMS‑/HR‑Systeme (Schnittstellen zu gängigen Herstellern)
- bei Bedarf: Konfiguration der digitalen Personalakte (z. B. DocuWare Cloud), inkl. Rechte, Register und Ablagelogik
- Mapping & Validierung von Indexfeldern (z. B. Personalnummer, Organisationseinheit, Dokumentenart)
- Gesicherte Übertragungswege: BVS‑SFTP, verschlüsselte Datenträger oder direkte Systemintegration
Zum Abschluss übergeben wir die Ergebnisse revisionssicher und stimmen das weitere Vorgehen ab.
Schwerpunkte:
- DSGVO‑konforme Aktenvernichtung (Schutzklasse 2, Sicherheitsstufe 4) oder Rückgabe (Rumpfakte/gesamte Akte)
- Abschlussdokumentation & Projektergebnisbericht
- Gemeinsames Review mit Empfehlungen für Optimierungen
- Optional: Roadmap für weitere Bereiche (z. B. Bewerberakten, Vertragsakten, Beihilfe)
Auf Wunsch erstellen wir auf Basis der digitalisierten Unterlagen ein einsatzbereites KI‑Modell, das Ihre laufenden HR‑Dokumente unterstützt und die Arbeit spürbar beschleunigt.
Leistungsumfang:
- KI‑Klassifizierung von Dokumententypen
(z. B. Vertrag, Änderungsvereinbarung, Abmahnung, Zeugnis, Beihilfe, Bescheinigung) - KI‑Extraktion relevanter Indexfelder
(z. B. Personalnummer, Name, Abteilung, Dokumentenart, Datum, Gültigkeitszeitraum) - Betrieb im deutschen Rechenzentrum
(Datenschutzkonform; Anbindung an Ihr DMS/HR‑System möglich)
Von der Abholung bis zur digitalen Bereitstellung
So funktioniert unser Scanservice für Personalakten
Unser Scanservice führt Ihre Personalakten Schritt für Schritt durch einen klar strukturierten Digitalisierungsprozess. Von der sicheren Abholung über die sorgfältige Aufbereitung und Digitalisierung bis hin zur geprüften Datenübernahme begleiten wir Sie zuverlässig. So entsteht aus Ihrem analogen Archiv eine moderne, revisionssichere und sofort nutzbare digitale Informationsbasis.
Abholung der Personalakten durch unser eigenes Fahrpersonal
- Abholung direkt bei Ihnen vor Ort
- Sicherer Transport in verschließbaren Kisten durch geschultes bvs-Fahrpersonal
- Flexible Anpassung bei Änderungen, jederzeit telefonisch erreichbar
Scanvorbereitung durch unser Fachpersonal
- Entfernen von Klammern, Eselsohren und Umkleben von Post-its
- Trennung nach Vorgängen, Anbringen von Barcodes/QR-Codes
- Übergabe an passende Scan-Stationen
Wareneingangskontrolle in unserem Dienstleistungscenter
- Öffnung der Transportkisten und Entnahme der Dokumente
- Prüfung des Zustands durch geschultes Fachpersonal
- Übergabe an den Digitalisierungsprozess
Scannen der Personalakten mit Hochleistungsscannern
- Digitalisierung mit Hochleistungsscannern und optimalen Parametern
- Einsatz passender Scanner für jeden Dokumententyp
- Automatisierte Qualitätssicherung (Mehrfacheinzug, Löschung leerer Rückseiten über Schwellwerte)
Bereitstellung der Digitalisate in Ihre Prozesse
- Sichere Lieferung in Ihre Systeme (SFTP, DMS, ERP)
- Nutzung von Standardschnittstellen oder individuellen Lösungen
- Nahtlose Integration in Ihre Unternehmensprozesse
Intelligente Weiterverarbeitung der Dokumente
- Automatisierte Datenextraktion und Klassifizierung
- Anreicherung mit externen Informationen (z.B. FIBU, ERP, HR)
- Validierung und Qualitätskontrolle durch bvs Fachkräfte für höchste Datenqualität
DSGVO-konforme Vernichtung der Originalunterlagen
- Zwischenlagerung im eigenen Lager (3-6 Monate)
- Vernichtung nach DIN 66399, Schutzklasse 2, Stufe 4
- Gesetzeskonforme und sichere Entsorgung Ihrer Unterlagen oder Rücklieferung im Originalzustand
Fragen zum Ablauf?
Seit über 35 Jahren vertrauen Unternehmen in Bayern und ganz Deutschland auf bvs als Digitalisierungspartner.
Darum ist Personalakten Scannen mit bvs die beste Wahl für Ihre Organisation
24h Scan on Demand
Ihre Unterlagen sind innerhalb von 24 Stunden digital abrufbar. Auf Wunsch auch noch am selben Tag.
Rechtssicher & compliant
Einhaltung von DSGVO, GoBD und TR-Resiscan, Zertifiziert nach ISO/IEC 27001
Zeit sparen
Wir übernehmen den Scanprozess, Sie konzentrieren sich auf Ihr Kerngeschäft.
Keine eigene Infrastruktur nötig
Sie benötigen keine eigenen Scanner, Software oder Personalressourcen
Höchste Scanqualität
Präzise Ergebnisse durch standardisierte Prozesse und Hochleistungs-Scanner
Intelligente Daten & Integration
KI-gestützte Klassifizierung und Textextraktion plus nahtlose Anbindung an ERP/DMS-Systeme.
Datenschutz, Sicherheit und Vertraulichkeit bei der Archiv-Digitalisierung
Bestandsarchive enthalten oft sensible Informationen – von Personal- und Vertragsunterlagen bis hin zu medizinischen Dokumenten oder vertraulichen Geschäftsdaten. Daher stehen Datenschutz und Informationssicherheit bei uns an oberster Stelle.
Sie profitieren von:
- klar definierten Berechtigungskonzepten im digitalen Archiv
- verschlüsselten Übertragungswegen und revisionssicheren Archiven
- individuell abgestimmten Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO
- einem vollständig ISO/IEC 27001 zertifizierten Digitalisierungsprozess
Als langjähriger Digitalisierungspartner mit Fokus auf Informationssicherheit und Datenschutz bvs für einen verantwortungsvollen, vertraulichen Umgang mit Ihren Archivbeständen. Mehr über unsere Unternehmensentwicklung und Haltung zum Thema Datenschutz finden Sie auf der Seite Über uns.
Zufriedene Kunden
Auszug von Unternehmen, die auf unsere digitalen Lösungen setzen
Was unsere Kunden über uns sagen
Häufig gestellte Fragen
Die Digitalisierung von Personalakten erleichtert den HR‑Alltag erheblich: schnellere Auskunftsfähigkeit, transparente Prozesse, automatisierte Ablage, sichere Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen und weniger Papieraufwand. Eine digitale Personalakte unterstützt Ihre Personalabteilung bei Recruiting, Verwaltung, Gehaltswesen und Compliance – und sorgt für effizientere HR‑Prozesse.
Ja. Personaldaten gehören zu den sensibelsten Informationen im Unternehmen. Wir verarbeiten sie ausschließlich DSGVO‑konform, in einem ISO‑27001‑zertifizierten Rechenzentrum in Bayern. Verschlüsselte Übertragungen, strenge Zutritts- und Zugriffskontrollen und ein dokumentierter Prozess gewährleisten maximale Datensicherheit.
Grundsätzlich alle Unterlagen aus dem gesamten Mitarbeiterlebenszyklus, u. a.:
- Bewerbungsunterlagen & Recruiting-Dokumente
- Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen, Änderungsverträge
- Gehaltsabrechnungen, Steuer- und Sozialversicherungsunterlagen
- Krankmeldungen, Fehlzeiten, Urlaubsanträge
- Abmahnungen, Zielvereinbarungen, Beurteilungen
- Zeugnisse, Schulungen & Weiterbildungsnachweise
- BEM‑Unterlagen, Gesundheitsdaten (mit separater Schutzstufe)
Damit bildet Ihre digitale Personalakte jedes wichtige HR‑Dokument rechtskonform ab.
Abhängig von Ihren HR‑ und Compliance‑Anforderungen:
- Rücksendung der Akten
- revisionssichere Archivierung
- DSGVO‑konforme Vernichtung
Alles erfolgt nach nachweisbaren, dokumentierten Prozessen.
Einmalige Projekte sind ebenso möglich wie laufende HR‑Scandienste, z. B.:
- wöchentliche oder monatliche Digitalisierung neuer Personaldokumente
- tägliche Eingangspost für HR
- laufende Ergänzungen zur bestehenden digitalen Personalakte
Unsere eigene Logistik holt Ihre Unterlagen direkt bei Ihnen im Personalbüro oder Archiv ab. Der Transport erfolgt per Direktlieferung zu bvs.
Unsere Hochleistungsscanner liefern präzise Farb- und Graustufenscans, Duplexverarbeitung und flexible Formatoptionen – konstant in hoher Qualität.