Scannen für Kommunen
Digitale Verwaltungsprozesse beginnen mit strukturierten, durchsuchbaren Dokumenten. Mit der spezialisierten Scandienstleistung für Kommunen digitalisieren wir Ihre Aktenbestände rechtssicher, effizient und medienbruchfrei.
Warum Kommunen Bestandsarchive jetzt gezielt digitalisieren sollten
Die wichtigsten Gründe auf einen Blick
In vielen Kommunalverwaltungen füllen Aktenbestände ganze Kellerräume – meterweise Unterlagen aus unterschiedlichen Ämtern, die zwar gesetzliche Aufbewahrungsfristen erfüllen, aber im Arbeitsalltag nur schwer verfügbar sind. Gleichzeitig steigt der Bedarf an schnellen, standortunabhängigen Zugriffen. Optimal ist, wenn diese Informationen direkt in digitale Verwaltungswege und Fachverfahren einfließen.
Schneller Zugriff für Bürgerdienste und Fachbereiche
Unterlagen stehen innerhalb weniger Sekunden bereit und können jederzeit im Rathaus, in Außenstellen oder mobil genutzt werden. Intelligente Suchfunktionen erleichtern die Recherche und beschleunigen die Bearbeitung von Anliegen in Bürgerbüros und Fachämtern deutlich.
Sichere Aufbewahrung und klare Vorgaben für die Aktenführung
Digitalisierte Dokumente unterstützen die Einhaltung kommunaler Richtlinien wie DSGVO, Aufbewahrungsfristen und Aktenordnungen. Durch definierte Zugriffsrechte bleiben sensible Daten – etwa aus Personal‑, Sozial‑ oder Finanzakten – geschützt und die Aktenführung jederzeit nachvollziehbar.
Weniger Archivfläche und geringere Haushaltsbelastung
Digitale Archive ersetzen physische Lagerflächen und schaffen eine dauerhaft verlässliche Grundlage für die Aufbewahrung kommunaler Unterlagen. Papierbestände müssen nicht mehr bewegt oder betreut werden, wodurch Transportwege, Umlagerungen und laufende organisatorische Arbeiten vollständig entfallen.
Effizientere Abläufe in der gesamten Verwaltung
Digitalisierte Unterlagen stehen ohne Medienbrüche bereit und ermöglichen eine verlässliche, nachvollziehbare Bearbeitung in allen Fachbereichen. Informationen sind eindeutig zuzuordnen, dauerhaft verfügbar und erleichtern die Abstimmung zwischen Ämtern sowie den Einstieg in digitale Vorgangsbearbeitung.
Häufig digitalisierte Aktenarten in Kommunen
In kommunalen Verwaltungen fallen eine Vielzahl unterschiedlicher Aktenarten an, die für Auskünfte, Entscheidungen und interne Abläufe regelmäßig benötigt werden. Viele dieser Unterlagen liegen historisch in Papierform vor und sind nur eingeschränkt verfügbar. Durch eine strukturierte Digitalisierung werden diese Bestände leichter zugänglich, langfristig gesichert und können einfacher in Fachverfahren oder digitale Verwaltungsprozesse eingebunden werden. Die folgenden Aktenarten gehören zu den häufigsten Bereichen, in denen Kommunen von einer Digitalisierung besonders profitieren.
Bauakten
Bauakten enthalten Anträge, Pläne, Gutachten, Bescheide und weitere Unterlagen, die für Genehmigungs‑, Auskunfts- und Bestandsverfahren der Kommune unverzichtbar sind. Durch ihre oft lange Entstehungsgeschichte und große Formatvielfalt gehören sie zu den komplexesten Aktenarten. Eine strukturierte Digitalisierung erleichtert die tägliche Arbeit im Bauordnungsamt, verkürzt Recherchen und schafft eine nachvollziehbare, einheitliche Aktenstruktur.
Als auf Bauakten spezialisierter Dienstleister unterstützt BVS Kommunen bei der Aufbereitung unterschiedlicher Dokumenttypen – von großformatigen Plänen bis hin zu historischen Altbeständen. Durch unsere Kooperation mit RIWA GIS können digitalisierte Unterlagen direkt in die entsprechenden Module übernommen werden, sodass Grundstücks‑, Objekt‑ und Vorgangsdaten unmittelbar in den kommunalen Fachverfahren zur Verfügung stehen. Dies ermöglicht eine durchgängige, medienbruchfreie Nutzung der digitalisierten Bauakten im gesamten Bauverwaltungsprozess.
Wir sind offizieller Kooperationspartner der RIWA GmbH
Sozialakten
Sozialakten umfassen Unterlagen aus Bereichen wie Jugendhilfe, Sozialamt, Wohngeld oder Eingliederungshilfe. Sie enthalten sensible personenbezogene Informationen und benötigen besondere Sorgfalt bei Aufbewahrung und Zugriff. Eine digitale Struktur erleichtert die tägliche Fallbearbeitung, sorgt für nachvollziehbare Abläufe und unterstützt eine sichere, datenschutzkonforme Dokumentation.
Finanzunterlagen
Ausländerakten
Asylakten dokumentieren Aufenthalts‑, Leistungs‑ und Verwaltungsprozesse rund um Asylbewerberinnen und -bewerber. Sie bestehen häufig aus heterogenen Dokumenten wie Anträgen, Bescheiden, Schriftverkehr und Identitätsnachweisen. Die Digitalisierung ermöglicht eine verlässliche Zuordnung und schnelle Recherche, insbesondere in Fällen mit häufigen Abstimmungen zwischen verschiedenen Behörden.
Standesamtliche Unterlagen
Historische Unterlagen
Historische Unterlagen umfassen gewachsene Bestandsarchive, alte Registraturen und Dokumente mit kulturellem oder kommunalem Wert. Sie sind oft empfindlich oder schwer zugänglich. Durch die Digitalisierung werden diese Bestände langfristig gesichert, besser recherchierbar und können für Verwaltung, Forschung oder Bürgerdienste leichter zur Verfügung gestellt werden.
Personalakten
Personalakten enthalten Unterlagen zu Beschäftigten wie Verträge, Beurteilungen, Abrechnungen, Bescheide oder Schriftverkehr. Sie unterliegen strengen Datenschutz- und Aufbewahrungsvorgaben und müssen jederzeit nachvollziehbar geführt werden. Durch die Digitalisierung stehen relevante Informationen schneller bereit, Abstimmungen werden erleichtert und die Akten lassen sich sicher und strukturiert im digitalen Personalprozess weiterverarbeiten.
Digitalisierung in der Kommune
So läuft ein Projekt ab
Sie möchten kommunale Bestandsarchive digitalisieren oder zunächst eine strukturierte Vorgehensweise entwickeln? Mit bvs erhalten Sie einen Partner, der Archivdigitalisierung, Dokumenten‑Management und kommunale Prozessanforderungen zu einem durchgängigen Konzept verbindet. Ein klarer Projektplan, transparente Schritte und ein eingespieltes Team sorgen dafür, dass Ihre Verwaltung sicher und planbar in ein digitales Archiv überführt wird.
Zu Beginn erfassen wir gemeinsam den Umfang und die Struktur Ihrer Bestandsarchive. Dazu gehören Regalmeter, Aktenarten, Standorte, Zuständigkeiten und Prioritäten aus den beteiligten Fachbereichen. Die Klassifikation zeigt, welche Unterlagen alltäglich genutzt werden, welche besonders sensibel sind und wie sich unterschiedliche Dokumententypen sinnvoll digitalisieren lassen.
Nach der Bestandsaufnahme führt die Kommune eine Schutzbedarfsanalyse für die identifizierten Aktenarten durch. Bewertet werden die Kriterien Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit, um festzulegen, welchen Schutzbedarf die jeweiligen Papierunterlagen aufweisen — dieser bestimmt unmittelbar das Schutzniveau der späteren Digitalisate. Für eine konsistente Einstufung empfiehlt sich die Klassifizierung und Zusammenfassung gleichartiger Dokumente in Schutzklassen, z. B. Personal‑, Sozial‑, Bau‑ oder Finanzakten.
Wir unterstützen diesen Prozess fachlich und konzeptionell, unter anderem in praxisorientierten Workshops, in denen Strukturen, Schutzstufen und organisatorische Maßnahmen gemeinsam mit der Verwaltung erarbeitet werden. Zudem übernehmen wir bei Bedarf die Abstimmung mit internen Stellen wie dem behördlichen Datenschutzbeauftragten (DSB) und dem Informationssicherheitsbeauftragten (ISB), um eine einheitliche und prüfbare Vorgehensweise sicherzustellen. Die finale Festlegung des Schutzbedarfs verbleibt bei der Kommune als verantwortlicher Stelle.
Aus der Schutzbedarfsanalyse ergibt sich eine verbindliche Verfahrensdokumentation. Diese beschreibt alle Schritte des Digitalisierungsprozesses nachvollziehbar: Rollen, Zuständigkeiten, Sicherheitsmaßnahmen, technische Parameter, Qualitätskontrollen und Abläufe. Sie schafft Transparenz gegenüber Datenschutz, Revision und Rechnungsprüfung und bildet die Grundlage für ein revisionssicheres Vorgehen.
Die Digitalisierung erfolgt mit geeigneter Technik für alltägliche Verwaltungsunterlagen ebenso wie für großformatige Pläne oder historische Bestände. Je nach Material und vorgesehener Ablage verarbeiten wir:
- Schwarz‑Weiß-, Graustufen- oder Farbdigitalisate
- unterschiedliche Auflösungen passend zu Plänen, Belegen oder Formularen
- Formate vom Kleinbeleg bis zum Großformat
Eine integrierte Volltexterkennung (OCR) sorgt dafür, dass Dokumente durchsuchbar und in digitalen Verfahren weiterverwendbar sind. Auf Wunsch bereiten wir die Daten für die direkte Übergabe in Ihr DMS oder Fachverfahren vor.
Damit digitale Akten zuverlässig recherchierbar sind, definieren wir gemeinsam passende Indexfelder:
- Aktenzeichen oder Vorgangsnummer
- Objekt‑, Adress- oder Personenzuordnung
- Dokumentenart und Jahrgang
- Fachbereich oder Organisationseinheit
Parallel durchlaufen alle Akten feste Prüfmechanismen: Stichproben, Sichtkontrollen, Vollständigkeitsprüfung und Nachbearbeitung bei Bedarf. So entstehen strukturierte, qualitativ belastbare digitale Bestände.
Die fertigen Digitalisate erhalten Sie in einer klar strukturierten Form – per sicherem Datentransfer, verschlüsseltem Datenträger oder direkt integriert in Ihre bestehende DMS‑ oder Fachverfahrenslandschaft. Auf Wunsch begleiten wir Sie auch bei der Konzeption einer langfristigen digitalen Archivstrategie oder der Verbindung mit Workflows, z. B. in der Rechnungsbearbeitung oder digitalen Personalakte.
Digitalisierung für Kommunen seit über 35 Jahren
Seit mehr als drei Jahrzehnten unterstützt bvs Städte, Gemeinden und Landkreise dabei, ihre papiergebundenen Aktenbestände in sichere, nutzbare und langfristig verfügbare digitale Strukturen zu überführen. Mit tiefem Verständnis für kommunale Abläufe, Datenschutzanforderungen und fachbereichsübergreifende Prozesse begleiten wir Verwaltungen vom ersten Konzept bis zur fertigen Integration in DMS- und Fachverfahren. Unsere Erfahrung aus zahlreichen kommunalen Projekten bildet die Grundlage für verlässliche Ergebnisse – unabhängig davon, ob es um Bauakten, Sozial- und Personalunterlagen, Standesamtsregister oder umfangreiche Archivbestände geht.
So funktioniert unser Scanservice
Damit Ihr Digitalisierungsprojekt reibungslos läuft, folgt unser Scanservice einem klar definierten Prozess. Von der Dokumentenvorbereitung bis zur Qualitätskontrolle – auf der Hauptseite erklären wir den gesamten Ablauf im Detail.
So schützen wir kommunale Dokumente im gesamten Digitalisierungsprozess
Kommunen stehen zunehmend im Visier von Cyberangriffen, während gesetzliche Vorgaben steigen. Unsere zertifizierten Prozesse sorgen dafür, dass Ihre Dokumente während der Digitalisierung geschützt, korrekt verarbeitet und rechtssicher behandelt werden.
Zufriedene Kunden
Auszug von Unternehmen, die auf unsere digitalen Lösungen setzen
Was unsere Kunden über uns sagen
Häufig gestellte Fragen
Grundsätzlich lassen sich nahezu alle kommunalen Akten digitalisieren: Bauakten, Sozial‑ und Asylakten, Personalakten, Finanzunterlagen, Liegenschaftsakten, Standesamtsunterlagen sowie historische und archivische Bestände. Unterschiedliche Formate – bis hin zu großformatigen Plänen – können verarbeitet werden.
Ein Projekt beginnt mit einer Bestandsaufnahme Ihrer Akten. Anschließend folgen Schutzbedarfsanalyse, Verfahrensdokumentation, Projektkonzept, sichere Logistik, Digitalisierung, Indexierung und Qualitätssicherung. Am Ende werden die Digitalisate strukturiert in Ihr DMS oder Fachverfahren übergeben.
Ja. Diese Akten werden nach erhöhten Schutzstufen verarbeitet. Das betrifft u. a. gesicherte Transportwege, geschulte Mitarbeitende, definierte Zugriffskonzepte und dokumentierte Prozesse. Die Kommune legt die Schutzstufen fest, BVS setzt die entsprechenden Maßnahmen um.
Auch empfindliche, ältere oder nicht mehr transportfähige Unterlagen können wir digitalisieren. Dabei kommen schonende Scan-Verfahren zum Einsatz.
Von Kleinstbelegen bis A0‑Pläne, von dünnem Durchschreibpapier bis gebundenen Beständen. Je nach Zustand kommt schonende oder großformatige Technik zum Einsatz.
Sie erhalten Ihre Dokumente im gewünschten Format (PDF/A, TIFF, JPEG, XML, JSON, etc.) – entweder direkt in Ihr Fachverfahren/DMS System importiert, oder über unseren abgesicherten SFTP Server.
Unsere eigene Logistik holt Ihre Unterlagen direkt bei Ihnen im kommunalen Archiv ab.
Ob täglich, mehrmals pro Woche oder nach individueller Vereinbarung – wir richten uns flexibel nach Ihrem gewünschten Intervall.
Unsere Hochleistungsscanner liefern präzise Farb- und Graustufenscans, Duplexverarbeitung und flexible Formatoptionen – konstant in hoher Qualität.
Nein. Unsere Modelle sind flexibel – ob projektbezogen oder für eine langfristige Zusammenarbeit.
Der Einstieg erfolgt über eine kurze Bestandsaufnahme: Umfang, Archivstandorte, Dokumentenarten und Zielbild für Ihr digitales Archiv. Anschließend erhalten Sie ein individuelles Konzept mit Zeitplan und Budgetrahmen. Buchen Sie sich einen kostenlosen Beratungstermin oder fordern Sie ein kostenloses Angebot an. Wir setzen uns persönlich mit Ihnen in Verbindung.