Eingangsrechnungen intelligent verarbeiten – formatunabhängig
Die Basis für stabile und zukunftsfähige Rechnungsprozesse
Was bedeutet ein digitaler Rechnungseingang – und welchen Wert schafft er?
Flexibler Zugriff für alle Beteiligten
Egal ob Buchhaltung, Fachabteilung oder Geschäftsführung – berechtigte Personen greifen jederzeit und von jedem Standort aus auf aktuelle Rechnungen und Prozessstände zu. Entscheidungen lassen sich schneller treffen, Genehmigungen werden nicht durch Abwesenheiten verzögert, und Abstimmungswege verkürzen sich spürbar.
Transparenz statt Suchaufwand
Revisionsicherheit sicherstellen
Alle Schritte im Rechnungsprozess werden automatisch dokumentiert: von der Erfassung über die fachliche Prüfung bis zur finalen Übergabe an die Buchhaltung. Dadurch lassen sich steuerliche Prüfungen, interne Audits oder Rückfragen der Geschäftsführung schnell, transparent und sauber nachvollziehen – ohne manuelle Dokumentation
Kürzere Durchlaufzeiten
Digitale Workflows bilden Ihre individuellen Abläufe präzise ab und sorgen dafür, dass Rechnungen zuverlässig, termingerecht und ohne Medienbrüche verarbeitet werden. Das reduziert Fehlerquellen und schafft verlässliche Strukturen im gesamten Rechnungswesen.
Reporting und Integration
Der digitale Rechnungseingang liefert strukturierte Daten für Reporting und BI und verbindet Ihre Prozesse über Schnittstellen direkt mit ERP, FIBU und weiteren Systemen. So entsteht ein durchgängiger, automatisierter Datenfluss.
Bereit für die E‑Rechnungspflicht
E‑Rechnungen müssen ab 2027 strukturiert, digital und vollständig maschinenlesbar verarbeitet werden. Mit einem zentralen Rechnungseingang werden alle Formate automatisch geprüft, korrekt interpretiert und sicher in Ihren digitalen Workflow integriert – ohne Medienbrüche und ohne manuelle Nacharbeit.
Warum jetzt handeln?
E‑Rechnung nach EN 16931 wird Pflicht – jetzt Prozesse vorbereiten
Seit 2025 müssen Unternehmen strukturierte E‑Rechnungen empfangen können, und bis Ende 2026 dürfen PDF‑ oder Papierrechnungen nur noch übergangsweise versendet werden – mit einer letzten Verlängerungsmöglichkeit bis 2027 für kleinere Unternehmen. Damit steigt der Anteil echter E‑Rechnungen nach EN 16931 schon heute spürbar, weil immer mehr Lieferanten verpflichtet sind, ihre Rechnungen in einem maschinenlesbaren Format bereitzustellen.
Wo Unternehmen heute bei Eingangsrechnungen ausgebremst werden
Typische Herausforderungen im Rechnungswesen
Unterschiedliche Rechnungsformate und uneinheitliche Abläufe
Wenn Eingangsrechnungen als PDF, E‑Mail‑Anhang, XML‑E‑Rechnung oder sogar noch in Papierform eintreffen, wird ein einheitlicher Prozess schnell schwierig. Es entstehen zusätzliche Schritte bei der Erfassung, Prüfung und Zuordnung – und Fehler lassen sich nur schwer vermeiden.
Insellösungen ohne durchgängige Datenflüsse
Viele Unternehmen nutzen verschiedene Tools für E‑Mail, Ablage, Workflow, ERP oder Belegrecherche. Ohne einen zentralen Rechnungseingang entstehen Medienbrüche, doppelte Arbeitsschritte und fehlende Transparenz über Freigaben und offene Vorgänge.
Hohe Anforderungen an Steuer‑ und Compliance‑Sicherheit
GoBD, DSGVO, interne Kontrollsysteme und die E‑Rechnung nach EN 16931 verlangen klare Strukturen, nachvollziehbare Schritte und belastbare Daten. Werden Rechnungen manuell verarbeitet oder in unterschiedlichen Systemen abgelegt, steigt das Risiko fehlerhafter Buchungen und unvollständiger Dokumentation.
Manuelle Prüf‑ und Freigabeprozesse
Wenn Rechnungen per E‑Mail weitergeleitet oder ausgedruckt zur Freigabe herumgereicht werden, dauert der Prozess länger – besonders bei Vertreterregelungen oder fehlenden Informationen. Skontofristen werden verpasst, Rückfragen häufen sich und Abläufe sind kaum planbar.
Medienbrüche durch manuelle HR‑Prozesse
Erwartungen an Geschwindigkeit, Transparenz und Automatisierung
Fachabteilungen und Geschäftsführung erwarten heute schnelle Auskünfte, klare Verantwortlichkeiten und digitale Freigaben – egal ob im Büro, mobil oder im Homeoffice. Ohne automatisierte Workflows wird das Rechnungswesen schnell zum Flaschenhals.
So unterstützt DocuWare Ihre Rechnungsprozesse
DocuWare stellt genau die Funktionen bereit, die Unternehmen für einen schnellen, fehlerarmen und transparenten Umgang mit Eingangsrechnungen benötigen. Die folgenden Bereiche zeigen, wie typische Herausforderungen im Rechnungswesen pragmatisch gelöst werden – von der Erfassung über automatische Prüfungen bis zur revisionssicheren Archivierung. Jede Funktion trägt dazu bei, Prozesse stabiler zu machen, Durchlaufzeiten zu verkürzen und Ihre Buchhaltung nachhaltig zu entlasten.
DocuWare nimmt alle Eingangsrechnungen zentral entgegen – unabhängig davon, ob sie als E‑Rechnung, PDF oder aus einem Portal stammen. Dadurch starten alle Rechnungen einheitlich in einem digitalen Prozess und stehen sofort vollständig zur Verfügung.
- Automatische Übernahme aus E‑Mail, Scan oder Schnittstellen
- Einheitliche Erfassung für alle Rechnungsformate
- Auslesen relevanter Daten beim Eingang
- Konsistenter Startpunkt für Prüfung & Workflow
Rechnungsdaten werden direkt nach Eingang automatisch analysiert und auf Vollständigkeit, Plausibilität und Dubletten geprüft. So erkennt das System Fehler frühzeitig und schafft eine verlässliche Grundlage für korrekte Buchungssätze.
- Validierung von Beträgen, Pflichtangaben und Steuerlogik
- Unterstützung von EN‑16931‑konformen E‑Rechnungen
- Dubletten‑ und Fehlererkennung
- Saubere Datenerfassung für stabile Folgeprozesse
DocuWare steuert alle beteiligten Personen durch klar definierte Freigabeschritte. Betragsgrenzen, Zuständigkeiten und Vertretungen werden automatisch berücksichtigt, sodass Rechnungen schnell und ohne Medienbrüche genehmigt werden können.
- Digitale Freigaben per Web oder Mobile App
- Automatische Weiterleitung an zuständige Prüfer
- Eskalationen bei Fristüberschreitungen oder Skontorisiken
- Transparente Übersicht über alle offenen Freigaben
Wiederkehrende Aufgaben im Rechnungsprozess werden automatisiert, sodass manuelle Arbeit reduziert und Fehler vermieden werden. DocuWare sorgt dafür, dass Workflows stabil laufen und die Buchhaltung spürbar entlastet wird.
- Automatisierte Weiterleitung und Statusvergabe
- Regelbasierte Kontierung & Vorkontierung
- Automatische Dokumentenerkennung & Zuordnung
- Weniger Routineaufwand durch durchgängige Prozesse
DocuWare verbindet den digitalen Rechnungseingang nahtlos mit DATEV, ERP‑Systemen und branchenspezifischen Anwendungen. Dadurch entstehen durchgängige Datenflüsse ohne manuelle Übertragungsarbeiten und ohne Medienbrüche.
- Direkte Übergabe an DATEV, SAP, Microsoft, SAGE & mehr
- Übermittlung von Metadaten & Belegbildern
- Reduzierte Fehlerquote durch automatisierten Datentransfer
Alle Vorgänge lassen sich jederzeit vollständig nachvollziehen – inklusive Status, Bearbeitungshistorie und Kommentaren. Buchhaltung und Fachbereiche sehen sofort, wo eine Rechnung steht und welche Schritte bereits erfolgt sind.
- Echtzeit‑Einblick in alle Rechnungsprozesse
- Klare Statusanzeige für offene, laufende & genehmigte Belege
- Vollständige Dokumentation von Entscheidungen
- Weniger Rückfragen durch bessere Übersicht
DocuWare dokumentiert jeden Bearbeitungsschritt automatisch und speichert alle Rechnungen revisionssicher ab. Damit sind Unternehmen jederzeit auf interne und externe Prüfungen vorbereitet und können Vorgänge in Sekunden nachweisen.
- GoBD‑konforme Protokollierung
- Vollständige Nachverfolgbarkeit aller Aktionen
- Sichere Ablage im Originalformat
- Effiziente Vorbereitung für Steuer‑ und Wirtschaftsprüfungen
Interaktive Tour
Erleben Sie digitale Rechnungsprozesse
Lernen Sie in wenigen Minuten kennen, wie Rechnungen automatisch erfasst, geprüft, freigegeben und an Ihre Buchhaltung übergeben werden. Die interaktive Tour zeigt Ihnen den kompletten Prozess – verständlich, praxisnah und ohne Registrierung. Perfekt, um einen ersten Eindruck von modernen, workflowbasierten Rechnungsprozessen zu gewinnen.
Zufriedene Kunden
Auszug von Unternehmen, die auf unsere digitalen Lösungen setzen
Was unsere Kunden über uns sagen
Häufig gestellte Fragen
Eine E‑Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Format, das maschinell verarbeitet werden kann – zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD. Ein PDF‑Anhang gilt nicht als E‑Rechnung. Nur E‑Rechnungen nach EN 16931 lassen sich vollständig automatisiert prüfen, verarbeiten und an die Buchhaltung übergeben.
Alle gängigen Formate – von E‑Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD) über PDF bis hin zu strukturierten oder hybriden Lieferantenformaten. Alle Belege laufen in einem zentralen digitalen Rechnungseingang zusammen und starten dort den gleichen Workflow.
Ob E‑Rechnung nach EN 16931, PDF, XML oder Hybridformat – alle Belege werden zentral erfasst und in denselben Workflow überführt. DocuWare liest die relevanten Daten automatisch aus und bereitet sie unabhängig vom Format einheitlich für Prüfung, Freigabe und Buchung vor.
DocuWare erkennt strukturierte E‑Rechnungen automatisch, prüft sie auf formale und fachliche Anforderungen und stellt alle enthaltenen Daten direkt im System dar. Pflichtfelder, Beträge und Steuerlogik werden zuverlässig validiert, damit die E‑Rechnung ohne manuelle Zwischenschritte in den Prozess übergeht. XRechnungen werden menschenlesbar dargestellt.
DocuWare führt Eingangsrechnungen durch einen durchgängigen digitalen Prozess: Vom Erfassen aller Formate über automatische Datenprüfung bis hin zur Freigabe und Übergabe an ERP oder DATEV. Jeder Schritt ist strukturiert aufgebaut, damit Rechnungen transparent, schnell und fehlerfrei verarbeitet werden.
Das System liest alle relevanten Daten automatisch aus und prüft Beträge, Pflichtfelder, Steuerlogik, Fälligkeiten und mögliche Dubletten. Dadurch werden Fehler frühzeitig erkannt, bevor die Rechnung in den Freigabe‑ oder Buchungsprozess geht.
Ja. Freigaben und Nachfragen können direkt per Webbrowser oder App erfolgen – im Büro, unterwegs oder im Homeoffice. Dadurch bleiben Prozesse stabil und Verzögerungen durch Abwesenheiten werden deutlich reduziert.
Die Lösung stellt alle ausgelesenen Daten strukturiert bereit und kann Kontierungen automatisch vorschlagen oder vollständig vorbelegen. Dadurch reduzieren sich manuelle Eingaben und Fehler beim Buchungssatz deutlich.
DocuWare verbindet sich nahtlos mit ERP‑, FiBu‑ und branchenspezifischen Systemen. Belegbilder, Metadaten und Buchungssätze werden automatisiert übergeben, sodass kein manuelles Abschreiben oder Nachpflegen mehr nötig ist. Ihr bestehender Software‑Stack bleibt vollständig nutzbar – nur effizienter.
Ja. Rechnungsdaten inklusive Metadaten, Buchungssatz und Belegbild werden automatisch an ERP‑, FiBu‑ oder DATEV‑Systeme übertragen. Der gesamte Prozess bleibt durchgängig digital und medienbruchfrei.
Freigaberegeln, Kostenstellenlogiken, Vertretermodelle oder Besonderheiten einzelner Fachbereiche lassen sich flexibel abbilden. DocuWare bietet einen modularen Workflow‑Baukasten, der sich Ihren Strukturen anpasst – nicht umgekehrt.
Ja. Jede Rechnung wird im Originalformat archiviert und alle Bearbeitungsschritte automatisch protokolliert. Damit sind alle Vorgänge später vollständig nachvollziehbar – ideal für Steuerprüfungen, Wirtschaftsprüfer oder interne Audits.
Viele Unternehmen starten nach wenigen Wochen produktiv, da bvs vorkonfigurierte Best‑Practice‑Workflows, Vorlagen und Integrationspakete bereitstellt. Die Einführung erfolgt begleitet: von der Analyse über die Einrichtung bis zum Go‑Live und Training Ihrer Mitarbeitenden.