DocuWare in München: Einführung und Betreuung durch Ihren Platinum Partner

DocuWare ist eine Plattform, mit der Unternehmen Dokumente digital archivieren, gezielt wiederfinden und dokumentenbasierte Abläufe wie Freigaben oder Prüfungen automatisieren.

bvs hat seinen Sitz und sein Dienstleistungscenter in Dachau, nur wenige Kilometer von der Münchner Stadtgrenze entfernt. Von hier aus betreuen wir DocuWare-Projekte in München, im Münchner Umland und in ganz Bayern.

Ja. Mit dem tagesaktuellen Scanservice holt bvs Ihre Unterlagen ab, digitalisiert sie und stellt sie in der Regel innerhalb von 24 Stunden bereit, auf Wunsch auch am selben Tag. Die Dokumente können direkt in DocuWare übernommen werden und stehen dort sofort für Workflows und Recherche zur Verfügung.

Ja. Wo viel Korrespondenz, Vertrags- und Kundenunterlagen anfallen, hilft eine zentrale, durchsuchbare Ablage mit klaren Zugriffsrechten. Mandanten- oder Kundenakten, Verträge mit Fristen und eingehende E-Mails lassen sich in DocuWare strukturiert verwalten und mit Workflows verbinden.

Ja. Die E-Mail-Archivierung gehört zu den vorkonfigurierten Lösungen von DocuWare. Geschäftsrelevante E-Mails samt Anhängen werden zentral abgelegt, sind über die Volltextsuche auffindbar und lassen sich mit den zugehörigen Vorgängen verknüpfen.

Ja. DocuWare läuft im Browser und bietet zusätzlich mobile Apps. Berechtigte Mitarbeitende greifen so auch von unterwegs oder aus dem Homeoffice auf Dokumente und Aufgaben zu, Rechte und Protokollierung gelten dabei genauso wie im Büro.

Fast jeder Prozess, in dem Dokumente eine Rolle spielen, lässt sich in DocuWare individuell abbilden und automatisieren. Für einen zügigen Einstieg gibt es vorkonfigurierte Best-Practice-Lösungen, etwa für:

• Rechnungsverarbeitung (Eingangsrechnungen und Freigabeprozesse)
• Personalmanagement (digitale Personalakte, Bewerbermanagement)
• Vertragsmanagement (Ablage, Fristen, Erinnerungen)
• E-Mail-Archivierung
• Digitale Unterschriften und Genehmigungen
• Formularbasierte Workflows (z. B. Urlaubsanträge, Anfragen, Bestellungen)

Welche Prozesse sich bei Ihnen zuerst lohnen und ob eine Standardlösung reicht, klären wir gemeinsam.

Eine pauschale Antwort gibt es nicht: Nutzerzahl, Lizenzen, Workflows, Betriebsform, Datenmigration und Integrationen bestimmen den Preis. Nach einer kurzen Analyse nennen wir Ihnen eine individuelle Einschätzung. Welche Kostenblöcke bei DMS-Projekten typisch sind, zeigt unser Ratgeber zu DMS-Kosten.

Ein einzelner Workflow wie die Rechnungsfreigabe ist schneller umgesetzt als eine Einführung über mehrere Abteilungen und Schnittstellen hinweg. Nach der Analyse erhalten Sie einen konkreten Zeitplan.

Beide Varianten sind möglich. Die Entscheidung hängt von Ihrer IT-Strategie, Ihren Sicherheitsvorgaben und den Systemen ab, die angebunden werden sollen. Wir zeigen Ihnen Vor- und Nachteile für Ihre Situation.

Das ist je nach System über Standardschnittstellen oder individuelle Integrationen möglich. Welcher Weg für Ihre ERP-, Buchhaltungs- oder Branchensoftware passt, prüfen wir in der Analyse.

Ja. Umfang, Dateiformate, Metadaten und Struktur Ihres bisherigen Archivs bestimmen, wie wir die Übernahme planen. Papierbestände digitalisiert bvs auf Wunsch ebenfalls, Personalunterlagen zum Beispiel über den Scanservice für Personalakten in München.

DocuWare stellt mit Rechteverwaltung und Protokollierung die technischen Grundlagen bereit. Damit ein Prozess DSGVO-konform läuft, müssen Konfiguration, Berechtigungskonzept und interne Regeln zusammenpassen. bvs selbst ist nach ISO 27001 zertifiziert.

Weil Analyse, Konzeption, Implementierung, Schulung und Betreuung bei bvs in einer Hand liegen:

• Feste Ansprechpartner für Ihr Projekt
• Technisches DocuWare-Wissen kombiniert mit Prozessverständnis
• Bewährte Lösungen, zugeschnitten auf Ihr Unternehmen

Am Anfang steht Ihre Ausgangslage, daraus entwickeln wir einen Projektplan, der für alle Beteiligten transparent ist.