Scandienstleistung – sicher, effizient und zuverlässig digitalisiert
Wir digitalisieren Dokumente, Akten und Belege nach höchsten Qualitätsstandards. Erfahren Sie hier alles über unseren strukturierten Scanprozess und die Vorteile für Ihre Organisation.
Von der Abholung bis zur digitalen Bereitstellung
So funktioniert unser Scanservice
Unser Scanservice führt Ihre Papierunterlagen Schritt für Schritt durch einen klar strukturierten Digitalisierungsprozess. Von der sicheren Abholung über die sorgfältige Aufbereitung und Digitalisierung bis hin zur geprüften Datenübernahme begleiten wir Sie zuverlässig. So entsteht aus Ihren analogen Unterlagen eine moderne, revisionssichere und sofort nutzbare digitale Informationsbasis.
Abholung der Dokumente durch unser eigenes Fahrpersonal
- Abholung direkt bei Ihnen vor Ort
- Sicherer Transport in verschließbaren Kisten durch geschultes bvs-Fahrpersonal
- Flexible Anpassung bei Änderungen, jederzeit telefonisch erreichbar
Scanvorbereitung durch unser Fachpersonal
- Entfernen von Klammern, Eselsohren und Umkleben von Post-its
- Trennung nach Vorgängen, Anbringen von Barcodes/QR-Codes
- Übergabe an passende Scan-Stationen
Wareneingangskontrolle in unserem Dienstleistungscenter
- Öffnung der Transportkisten und Entnahme der Dokumente
- Prüfung des Zustands durch geschultes Fachpersonal
- Übergabe an den Digitalisierungsprozess
Scannen der Dokumente mit Hochleistungsscannern
- Digitalisierung mit Hochleistungsscannern und optimalen Parametern
- Einsatz passender Scanner für jeden Dokumententyp
- Automatisierte Qualitätssicherung (Mehrfacheinzug, Löschung leerer Rückseiten über Schwellwerte)
Bereitstellung der Digitalisate in Ihre Prozesse
- Sichere Lieferung in Ihre Systeme (SFTP, DMS, ERP)
- Nutzung von Standardschnittstellen oder individuellen Lösungen
- Nahtlose Integration in Ihre Unternehmensprozesse
Intelligente Weiterverarbeitung der Dokumente
- Automatisierte Datenextraktion und Klassifizierung
- Anreicherung mit externen Informationen (z.B. FIBU, ERP, HR)
- Validierung und Qualitätskontrolle durch bvs Fachkräfte für höchste Datenqualität
DSGVO-konforme Vernichtung der Originalunterlagen
- Zwischenlagerung im eigenen Lager (3-6 Monate)
- Vernichtung nach DIN 66399, Schutzklasse 2, Stufe 4
- Gesetzeskonforme und sichere Entsorgung Ihrer Unterlagen oder Rücklieferung im Originalzustand
Fragen zum Ablauf?
Datenschutz, Sicherheit und Vertraulichkeit bei der Archiv-Digitalisierung
Bestandsarchive enthalten oft sensible Informationen – von Personal- und Vertragsunterlagen bis hin zu medizinischen Dokumenten oder vertraulichen Geschäftsdaten. Daher stehen Datenschutz und Informationssicherheit bei uns an oberster Stelle.
Sie profitieren von:
- klar definierten Berechtigungskonzepten im digitalen Archiv
- verschlüsselten Übertragungswegen und revisionssicheren Archiven
- individuell abgestimmten Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO
- einem vollständig ISO/IEC 27001 zertifizierten Digitalisierungsprozess
Als langjähriger Digitalisierungspartner mit Fokus auf Informationssicherheit und Datenschutz bvs für einen verantwortungsvollen, vertraulichen Umgang mit Ihren Archivbeständen. Mehr über unsere Unternehmensentwicklung und Haltung zum Thema Datenschutz finden Sie auf der Seite Über uns.
Seit über 35 Jahren vertrauen Unternehmen in Bayern und ganz Deutschland auf bvs als Digitalisierungspartner.
Darum ist Scannen mit bvs die beste Wahl für Ihre Organisation
24h Scan on Demand
Ihre Unterlagen sind innerhalb von 24 Stunden digital abrufbar. Auf Wunsch auch noch am selben Tag.
Rechtssicher & compliant
Einhaltung von DSGVO, GoBD, Zertifiziert nach ISO/IEC 27001
Zeit sparen
Wir übernehmen den Scanprozess, Sie konzentrieren sich auf Ihr Kerngeschäft.
Keine eigene Infrastruktur nötig
Sie benötigen keine eigenen Scanner, Software oder Personalressourcen
Höchste Scanqualität
Präzise Ergebnisse durch standardisierte Prozesse und Hochleistungs-Scanner
Intelligente Daten & Integration
KI-gestützte Klassifizierung und Textextraktion plus nahtlose Anbindung an ERP/DMS-Systeme.