Personalakten scannen
Personalakten scannen bedeutet für Sie: Personalunterlagen in kürzester Zeit digital verfügbar, rechtssicher archiviert und nahtlos in Ihre HR‑Systeme integriert. bvs übernimmt den kompletten Prozess – von der sicheren Abholung der Akten über die Digitalisierung bis zur Übergabe an Ihre digitale Personalakte.
Darum lohnt es sich, Personalakten professionell scannen zu lassen
Die wichtigsten Vorteile der Digitalisierung von papierbasierten Personalakten
Wer Personalakten scannen gleichzeitig strenge Datenschutz- und Compliance‑Anforderungen erfüllen will, benötigt einen spezialisierten Dienstleister. Papierbasierte Personalakten blockieren Ressourcen, verursachen hohe Kosten und erschweren jede Auskunft an Beschäftigte und Prüfinstanzen.
Ortsunabhängiger Zugriff
Digitale Personalakten ermöglichen den schnellen Zugriff unabhängig vom Standort und erleichtern dadurch die Arbeit im Homeoffice und in verteilten Teams. Durchsuchbare Unterlagen verkürzen Bearbeitungszeiten und verbessern die tägliche HR‑Effizienz.
Erfüllung gesetzlicher Anforderungen
Digitale Akten unterstützen die Einhaltung von Vorgaben wie der digitalen Entgeltabrechnung und regulatorischen Nachweispflichten. Einheitliche Strukturen sorgen dafür, dass Dokumente vollständig, aktuell und revisionssicher bereitstehen.
Abläufe ohne Medienbrüche
Mit digitalen Personalakten lassen sich Arbeitsprozesse sauber verknüpfen, sodass Informationen direkt in HR‑Systeme übernommen werden können. Das reduziert Fehlerquellen, vereinfacht Abstimmungen und beschleunigt Routinevorgänge.
Sicherheit für sensible Daten
Elektronische Akten bieten klare Berechtigungskonzepte und eine gesicherte, kontrollierte Datenhaltung sensibler Personaldokumente. So entsteht ein nachvollziehbarer und geschützter Zugriff auf alle relevanten Informationen.
Bestandsarchiv scannen
So läuft ein Projekt ab
Sie möchten Ihre Personalakten digitalisieren oder erste Schritte für ein strukturiertes Vorgehen definieren? Mit bvs wählen Sie einen Partner, der Digitalisierung, Dokumenten‑Management und Prozessberatung zu einem ganzheitlichen Ansatz verbindet. Mit einem klaren Projektplan, transparenten Kosten und einem erfahrenen Team begleiten wir Sie Schritt für Schritt auf dem Weg in Ihr digitales Archiv.
Zu Beginn definieren wir gemeinsam den Projektumfang und alle organisatorischen, rechtlichen und technischen Rahmenbedingungen.
Schwerpunkte:
- Festlegung des gesamten Projektumfangs
- Anforderungen an Datenschutz und Informationssicherheit
- Abstimmung mit Personal‑ oder Betriebsrat
- Abstimmung mit der IT zu Import, Schnittstellen und Datenformaten
- Erstellung des Projektzeitplans und Meilensteine
In einem strukturierten Workshop erarbeiten wir den Aktenplan, die Struktur und die spätere digitale Ablagelogik – praxisnah und anhand realer Musterakten.
Schwerpunkte:
- Definition der Dokumententypen nach Best Practice oder individuellen Vorgaben
- Klassifizierung anhand von Original‑Musterakten
- Festlegung der Indexierungsfelder (Personalnummer, Name, Abteilung, Zeitraum, Vertragsdaten etc.)
- Berücksichtigung von Berechtigungsprofilen und Löschfristen
- Ausarbeitung des finalen Aktenplans für die Digitale Personalakte
Bevor das eigentliche Projekt startet, führen wir eine gemeinsame Pilotverarbeitung durch, um die spätere Ablage und Struktur unter Realbedingungen zu prüfen.
Schwerpunkte:
- Testscan eines definierten Aktenpakets
- Import in das Zielsystem (z. B. DMS oder digitale Personalakte)
- Validierung von Struktur, Suchbarkeit und Berechtigungen
- Gemeinsame Feinjustierung des Scan‑ und Indexierungsprofils
Nach Freigabe des Piloten erfolgt die vollständige Digitalisierung Ihrer Personalakten – sicher, strukturiert und transparent.
Schwerpunkte:
- Abholung durch geschultes BVS‑Fahrpersonal mit Direkttransport nach Dachau
- Sichere Lagerung in verschließbaren Transportbehältern
- Dokumentenvorbereitung (Entklammern, Entheften, Glätten, Entfernen von Metallteilen)
- Klassifizierung und Trennung nach Dokumententypen gemäß Aktenplan
- Whitelist/Blacklist‑Prüfung (z. B. Ausschluss datenschutzkritischer Teilnehmerlisten)
- Scannen in definierten Scanprofilen (Farbe/Graustufe, Auflösung)
- OCR‑Texterkennung für durchsuchbare PDFs
- Indexierung nach definierten Metadaten und Abgleich mit Stammdaten
- Nachvollziehbare Prozessdokumentation aller Aktenbewegungen
Damit Ihre digitale Personalakte verlässlich nutzbar wird, prüfen wir alle Schritte fortlaufend und systematisch.
Schwerpunkte:
- Sichtprüfungen auf Lesbarkeit und Vollständigkeit
- Stichprobenkontrollen nach definierten Qualitätskriterien
- Technische Checks zu Auflösung, Farbraum und Metadaten
- Sofortige Korrekturen bei Abweichungen
- Abschlussprüfung vor der Datenübergabe
Wir überführen die Daten strukturiert in Ihre Zielsysteme – nahtlos, dokumentiert und geprüft.
Schwerpunkte:
- Direkte Übergabe in bestehende DMS‑/HR‑Systeme (Schnittstellen zu gängigen Herstellern)
- bei Bedarf: Konfiguration der digitalen Personalakte (z. B. DocuWare Cloud), inkl. Rechte, Register und Ablagelogik
- Mapping & Validierung von Indexfeldern (z. B. Personalnummer, Organisationseinheit, Dokumentenart)
- Gesicherte Übertragungswege: BVS‑SFTP, verschlüsselte Datenträger oder direkte Systemintegration
Zum Abschluss übergeben wir die Ergebnisse revisionssicher und stimmen das weitere Vorgehen ab.
Schwerpunkte:
- DSGVO‑konforme Aktenvernichtung (Schutzklasse 2, Sicherheitsstufe 4) oder Rückgabe (Rumpfakte/gesamte Akte)
- Abschlussdokumentation & Projektergebnisbericht
- Gemeinsames Review mit Empfehlungen für Optimierungen
- Optional: Roadmap für weitere Bereiche (z. B. Bewerberakten, Vertragsakten, Beihilfe)
Auf Wunsch erstellen wir auf Basis der digitalisierten Unterlagen ein einsatzbereites KI‑Modell, das Ihre laufenden HR‑Dokumente unterstützt und die Arbeit spürbar beschleunigt.
Leistungsumfang:
- KI‑Klassifizierung von Dokumententypen
(z. B. Vertrag, Änderungsvereinbarung, Abmahnung, Zeugnis, Beihilfe, Bescheinigung) - KI‑Extraktion relevanter Indexfelder
(z. B. Personalnummer, Name, Abteilung, Dokumentenart, Datum, Gültigkeitszeitraum) - Betrieb im deutschen Rechenzentrum
(Datenschutzkonform; Anbindung an Ihr DMS/HR‑System möglich)
Personalakten sicher und effizient digitalisieren
Wir unterstützen Personalabteilungen dabei, analoge Unterlagen in strukturierte und datenschutzkonforme digitale Akten zu überführen. Unsere Expertise umfasst alle Schritte – von der Dokumentenvorbereitung über das Scannen bis zur Integration in bestehende HR‑ und DMS‑Systeme.
So funktioniert unser Scanservice
Wie unser Scanservice im Detail funktioniert, zeigen wir Ihnen auf unserer Hauptseite: Ein klarer, definierter Prozess sorgt für transparente Abläufe und verlässliche Ergebnisse.
Seit über 35 Jahren vertrauen Unternehmen in Bayern und ganz Deutschland auf bvs als Digitalisierungspartner.
Darum ist Personalakten Scannen mit bvs die beste Wahl für Ihre Organisation
24h Scan on Demand
Einzelakten aus dem laufenden Scanprozess können jederzeit angefordert und kurzfristig digital bereitgestellt werden.
Rechtssicher & compliant
Digitale Verarbeitung sensibler Dokumente gemäß DSGVO – mit ISO/IEC 27001‑zertifizierten Prozessen.
Zeitersparnis für HR‑Teams
Wir übernehmen das Vorbereiten, Klassifizierung und Scannen. HR kann sich vollständig auf seine Kernaufgaben konzentrieren.
Keine eigene Infrastruktur nötig
Sie benötigen keine eigenen Scanner, Software oder Personalressourcen
Höchste Scanqualität
Arbeitsverträge, Zeugnisse und weitere HR‑Dokumente werden präzise und zuverlässig digitalisiert.
Intelligente Daten & Integration
Wir liefern Ihre Personalakten in den Formaten und Strukturen, die für Ihr HR‑ oder DMS‑System erforderlich sind.
So schützen wir Ihre Personalakten im gesamten Digitalisierungsprozess
Sensible HR‑Unterlagen erfordern höchste Sicherheitsstandards. Unsere ISO/IEC 27001‑zertifizierten Prozesse stellen sicher, dass Personalakten während der Digitalisierung jederzeit geschützt, korrekt verarbeitet und vollständig datenschutzkonform behandelt werden.
Entlasten Sie Ihr HR‑Team mit der Digitalen Personalakte
Zufriedene Kunden
Auszug von Unternehmen, die auf unsere digitalen Lösungen setzen
Was unsere Kunden über uns sagen
Häufig gestellte Fragen
Die Digitalisierung von Personalakten erleichtert den HR‑Alltag erheblich: schnellere Auskunftsfähigkeit, transparente Prozesse, automatisierte Ablage, sichere Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen und weniger Papieraufwand. Eine digitale Personalakte unterstützt Ihre Personalabteilung bei Recruiting, Verwaltung, Gehaltswesen und Compliance – und sorgt für effizientere HR‑Prozesse.
Ja. Personaldaten gehören zu den sensibelsten Informationen im Unternehmen. Wir verarbeiten sie ausschließlich DSGVO‑konform, in einem ISO‑27001‑zertifizierten Rechenzentrum in Bayern. Verschlüsselte Übertragungen, strenge Zutritts- und Zugriffskontrollen und ein dokumentierter Prozess gewährleisten maximale Datensicherheit.
Grundsätzlich alle Unterlagen aus dem gesamten Mitarbeiterlebenszyklus, u. a.:
- Bewerbungsunterlagen & Recruiting-Dokumente
- Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen, Änderungsverträge
- Gehaltsabrechnungen, Steuer- und Sozialversicherungsunterlagen
- Krankmeldungen, Fehlzeiten, Urlaubsanträge
- Abmahnungen, Zielvereinbarungen, Beurteilungen
- Zeugnisse, Schulungen & Weiterbildungsnachweise
- BEM‑Unterlagen, Gesundheitsdaten (mit separater Schutzstufe)
Damit bildet Ihre digitale Personalakte jedes wichtige HR‑Dokument rechtskonform ab.
Abhängig von Ihren HR‑ und Compliance‑Anforderungen:
- Rücksendung der Akten
- revisionssichere Archivierung
- DSGVO‑konforme Vernichtung
Alles erfolgt nach nachweisbaren, dokumentierten Prozessen.
Einmalige Projekte sind ebenso möglich wie laufende HR‑Scandienste, z. B.:
- wöchentliche oder monatliche Digitalisierung neuer Personaldokumente
- tägliche Eingangspost für HR
- laufende Ergänzungen zur bestehenden digitalen Personalakte
Unsere eigene Logistik holt Ihre Unterlagen direkt bei Ihnen im Personalbüro oder Archiv ab. Der Transport erfolgt per Direktlieferung zu bvs.
Unsere Hochleistungsscanner liefern präzise Farb- und Graustufenscans, Duplexverarbeitung und flexible Formatoptionen – konstant in hoher Qualität.