Bestandsarchive scannen
Das Scannen Ihrer Bestandsarchive schafft Platz, senkt Kosten und überführt Ihre Altakten in eine klare, rechtssichere Archivstruktur. Wir begleiten Sie von der ersten Bestandsaufnahme bis zum fertigen digitalen Archiv – inklusive Integration in Ihr Dokumenten-Management-System.
Warum Bestandsarchive scannen für Ihr Unternehmen relevant ist
Die wichtigsten Gründe auf einen Blick
In vielen Unternehmen füllen Papierarchive ganze Kellerräume – laufmeterweise Akten, die zwar gesetzlichen Aufbewahrungsfristen genügen, aber im Alltag kaum genutzt werden. Gleichzeitig benötigt Ihre Organisation schnelle, ortsunabhängige Zugriffe auf Informationen. Idealerweise sind diese mit digitalen Workflows und automatisierter Rechnungsbearbeitung verbunden.
Schneller Zugriff auf alle Informationen
Dokumente stehen in Sekunden bereit und können jederzeit im Büro oder unterwegs genutzt werden. Suchfunktionen erleichtern den Zugriff und steigern die Effizienz im täglichen Arbeiten.
Höhere Sicherheit und mehr Compliance
Digitalisierte Unterlagen werden verschlüsselt gespeichert und erfüllen gesetzliche Anforderungen wie GoBD und DSGVO. Klare Berechtigungskonzepte schützen vertrauliche Daten und erhöhen die Informationssicherheit.
Weniger Platzbedarf und geringere Kosten
Digitale Archive ersetzen physische Lagerflächen und reduzieren dauerhaft Raum‑ und Verwaltungskosten. Gleichzeitig entfällt der Aufwand für Pflege, Transport und Aufbewahrung von Papierunterlagen.
Optimierung von Prozessen
Digitalisierte Unterlagen stehen ohne Medienbrüche in durchgängigen Abläufen zur Verfügung und verbessern die Effizienz Ihrer Prozesse. Gleichzeitig werden Informationen strukturiert nutzbar und bieten das Fundament für den Einsatz von KI.
Bestandsarchiv scannen
So läuft ein Projekt ab
Sie möchten Ihr Bestandsarchiv digitalisieren oder erste Schritte für ein strukturiertes Vorgehen definieren? Mit bvs wählen Sie einen Partner, der Digitalisierung, Dokumenten‑Management und Prozessberatung zu einem ganzheitlichen Ansatz verbindet. Mit einem klaren Projektplan, transparenten Kosten und einem erfahrenen Team begleiten wir Sie Schritt für Schritt auf dem Weg in Ihr digitales Archiv.
Gemeinsam mit Ihnen erfassen wir Struktur und Umfang Ihres Bestandsarchivs: Regalmeter, Standorte, Aktenarten (z. B. Personalakten, technische Dokumentationen, kaufmännische Belege) und Prioritäten. Auf dieser Basis erstellen wir ein Konzept mit:
- Scanumfang und Qualitätsstufen (Auflösung, Farbmodus, Formate)
- Indexierungslogik (z. B. Aktenzeichen, Kundennummer, Jahrgang)
- Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen
- geplanter Durchlaufzeit für das Digitalisierungsprojekt
Für komplexe Archive – etwa bei kommunalen Einrichtungen oder Kliniken – arbeiten wir mit klaren Pilotphasen, um Strukturen und Workflows gemeinsam zu verproben.
Wir holen Ihre Bestände strukturiert, inventarisiert und sicher verpackt ab. In unserem Scanzentrum bereitet unser Team die Unterlagen für die Digitalisierung vor:
- Entklammern, Entheften, Glätten und Entfernen von Büroklammern
- Trennung nach definierten Dokumententypen
- Vergabe von Barcodes oder Stapelkennungen für eine klare Zuordnung
Parallel halten wir jede Archivbewegung lückenlos fest. Dadurch entsteht völlige Transparenz darüber, welche Akten sich in welchem Bearbeitungsschritt befinden.
Wir nutzen Hochleistungsscanner und buchschonende Systeme für empfindliche Unterlagen. Je nach Material und Anforderung scannen wir:
- in Schwarz-Weiß, Graustufen oder Farbe
- mit Auflösungen, die sowohl Lesbarkeit als auch Dateigröße optimal ausbalancieren
- vom Kleinbeleg bis zum großformatigen Plan
Eine integrierte OCR-Texterkennung erzeugt durchsuchbare PDFs. Auf Wunsch bereiten wir die Daten direkt so auf, dass Sie diese in Ihr Dokumenten-Management-System übernehmen.
Damit Sie gescannte Akten schnell wiederfinden, legen wir großen Wert auf saubere Indexierung. Typische Indexfelder:
- Aktenzeichen oder Vorgangsnummer
- Kunde, Lieferant oder Mitarbeiter
- Jahrgang und Dokumentenart
- Standort oder Organisationseinheit
Parallel durchlaufen alle Bestände definierte Qualitätskontrollen: Stichproben, Sichtprüfungen, Vollständigkeitschecks. Fehlerhafte Scans erkennen wir frühzeitig und bereinigen sie direkt im Prozess.
Sie erhalten Ihre gescannten Bestandsarchive in einer klar definierten Struktur: per verschlüsselter Festplatte, sicherem Datentransfer oder direkter Übergabe an Ihre DocuWare-Umgebung oder ein anderes DMS. In Kombination mit unseren Lösungen für Rechnungsbearbeitung oder digitale Personalakten entstehen durchgängige digitale Prozesse – vom Scan bis zum fachlichen Workflow.
Von der Abholung bis zur digitalen Bereitstellung
So funktioniert unser Scanservice für Bestandsarchive
Unser Scanservice führt Ihr Bestandsarchiv Schritt für Schritt durch einen klar strukturierten Digitalisierungsprozess. Von der sicheren Abholung über die sorgfältige Aufbereitung und Digitalisierung bis hin zur geprüften Datenübernahme begleiten wir Sie zuverlässig. So entsteht aus Ihrem analogen Archiv eine moderne, revisionssichere und sofort nutzbare digitale Informationsbasis.
Abholung der Dokumente durch unser eigenes Fahrpersonal
- Abholung direkt bei Ihnen vor Ort
- Sicherer Transport in verschließbaren Kisten durch geschultes bvs-Fahrpersonal
- Flexible Anpassung bei Änderungen, jederzeit telefonisch erreichbar
Scanvorbereitung durch unser Fachpersonal
- Entfernen von Klammern, Eselsohren und Umkleben von Post-its
- Trennung nach Vorgängen, Anbringen von Barcodes/QR-Codes
- Übergabe an passende Scan-Stationen
Wareneingangskontrolle in unserem Dienstleistungscenter
- Öffnung der Transportkisten und Entnahme der Dokumente
- Prüfung des Zustands durch geschultes Fachpersonal
- Übergabe an den Digitalisierungsprozess
Scannen der Dokumente mit Hochleistungsscannern
- Digitalisierung mit Hochleistungsscannern und optimalen Parametern
- Einsatz passender Scanner für jeden Dokumententyp
- Automatisierte Qualitätssicherung (Mehrfacheinzug, Löschung leerer Rückseiten über Schwellwerte)
Bereitstellung der Digitalisate in Ihre Prozesse
- Sichere Lieferung in Ihre Systeme (SFTP, DMS, ERP)
- Nutzung von Standardschnittstellen oder individuellen Lösungen
- Nahtlose Integration in Ihre Unternehmensprozesse
Intelligente Weiterverarbeitung der Dokumente
- Automatisierte Datenextraktion und Klassifizierung
- Anreicherung mit externen Informationen (z.B. FIBU, ERP, HR)
- Validierung und Qualitätskontrolle durch bvs Fachkräfte für höchste Datenqualität
DSGVO-konforme Vernichtung der Originalunterlagen
- Zwischenlagerung im eigenen Lager (3-6 Monate)
- Vernichtung nach DIN 66399, Schutzklasse 2, Stufe 4
- Gesetzeskonforme und sichere Entsorgung Ihrer Unterlagen oder Rücklieferung im Originalzustand
Fragen zum Ablauf?
Seit über 35 Jahren vertrauen Unternehmen in Bayern und ganz Deutschland auf bvs als Digitalisierungspartner.
Darum ist Bestandsarchiv Scannen mit bvs die beste Wahl für Ihre Organisation
24h Scan on Demand
Ihre Unterlagen sind innerhalb von 24 Stunden digital abrufbar. Auf Wunsch auch noch am selben Tag.
Rechtssicher & compliant
Einhaltung von DSGVO, GoBD, Zertifiziert nach ISO/IEC 27001
Zeit sparen
Wir übernehmen den Scanprozess, Sie konzentrieren sich auf Ihr Kerngeschäft.
Keine eigene Infrastruktur nötig
Sie benötigen keine eigenen Scanner, Software oder Personalressourcen
Höchste Scanqualität
Präzise Ergebnisse durch standardisierte Prozesse und Hochleistungs-Scanner
Intelligente Daten & Integration
KI-gestützte Klassifizierung und Textextraktion plus nahtlose Anbindung an ERP/DMS-Systeme.
Datenschutz, Sicherheit und Vertraulichkeit bei der Archiv-Digitalisierung
Bestandsarchive enthalten oft sensible Informationen – von Personal- und Vertragsunterlagen bis hin zu medizinischen Dokumenten oder vertraulichen Geschäftsdaten. Daher stehen Datenschutz und Informationssicherheit bei uns an oberster Stelle.
Sie profitieren von:
- klar definierten Berechtigungskonzepten im digitalen Archiv
- verschlüsselten Übertragungswegen und revisionssicheren Archiven
- individuell abgestimmten Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO
- einem vollständig ISO/IEC 27001 zertifizierten Digitalisierungsprozess
Als langjähriger Digitalisierungspartner mit Fokus auf Informationssicherheit und Datenschutz bvs für einen verantwortungsvollen, vertraulichen Umgang mit Ihren Archivbeständen. Mehr über unsere Unternehmensentwicklung und Haltung zum Thema Datenschutz finden Sie auf der Seite Über uns.
Das zeichnet bvs als Dienstleister aus
Ihr Digitalisierungs-Erfolg mit beginnt mit der Auswahl des richtigen Partners.
Persönlich statt Hotline
Bei uns sprechen Sie direkt mit festen Ansprechpartnern – keine anonyme Hotline, sondern verlässliche Betreuung auf Augenhöhe.
Langjährige Erfahrung
Über 35 Jahre Markterfahrung und erfolgreich umgesetzte Projekte in allen Branchen – vom kleinen Mittelständler bis zum großen Konzern.
Zertifizierte Kompetenz
Unser gesamter Digitalisierungsprozess ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert und sorgt damit für höchste Sicherheit.
Zufriedene Kunden
Auszug von Unternehmen, die auf unsere digitalen Lösungen setzen
Was unsere Kunden über uns sagen
Häufig gestellte Fragen
Ja. Ihre Daten werden DSGVO-konform verarbeitet und in einem Hochsicherheitsrechenzentrum in Bayern gespeichert. ISO 27001-Zertifizierung, Zutrittskontrollen und verschlüsselte Übertragungswege garantieren höchste Sicherheitsstandards.
Besonders sinnvoll sind Akten, auf die Ihr Team regelmäßig zugreift oder für die Sie Nachweis- und Auskunftspflichten erfüllen: Kunden- und Lieferantenakten, Personalakten, Projekt- und Bauakten, Verträge, kaufmännische Belege sowie technische Dokumentationen. In vielen Unternehmen bestehen solche Archive über Jahrzehnte. Durch das Scannen der Bestandsarchive verkürzen Sie Bearbeitungszeiten, helfen Fachabteilungen und reduzieren Medienbrüche.
Wir scannen alle Arten von Dokumenten – von Eingangspost, Rechnungen, Lieferscheinen und Verträgen über Personal- und Produktionsunterlagen bis hin zu technischen Zeichnungen und Plänen (bis Format A0). Auch Sonderformate und individuelle Anforderungen sind für uns kein Problem. Wenn es sich scannen lässt, übernehmen wir das für Sie.
Den größten Teil der Vorbereitung übernehmen unsere Scanteams: Entklammern, Entheften, Sortieren und Stapelbildung. Sie definieren mit uns Prioritäten und Struktur, wir kümmern uns um die operative Umsetzung. Gerade bei gewachsenen Archiven – etwa in Kommunen oder mittelständischen Unternehmen – entlastet dieser Service Ihre Mitarbeitenden und beschleunigt das gesamte Projekt.
Ja. Viele Bestandsarchive enthalten gebundene Bände, Urkunden, Protokollbücher oder technische Handbücher. Wir nutzen buchschonende Scanner ohne Beschädigung der Originale.
Auch empfindliche, ältere oder nicht mehr transportfähige Unterlagen können wir digitalisieren. Dabei kommen schonende Scan-Verfahren zum Einsatz.
Sie erhalten Ihre Dokumente im gewünschten Format (PDF/A, TIFF, JPEG, XML, JSON, etc.) – entweder direkt in Ihr ERP/DMS System importiert, oder über unseren abgesicherten SFTP Server.
Unsere eigene Logistik holt Ihre Unterlagen direkt bei Ihnen ab. Alternativ können Sie uns Ihre Dokumente per Postfach oder weitergeleiteter Post zukommen lassen – ganz nach Ihrem Bedarf.
Sie entscheiden: Wir senden Ihnen die Originale zurück, archivieren sie revisionssicher oder vernichten sie gemäß Ihren Compliance-Vorgaben.
Ob täglich, mehrmals pro Woche oder nach individueller Vereinbarung – wir richten uns flexibel nach Ihrem gewünschten Intervall.
Unsere Hochleistungsscanner liefern präzise Farb- und Graustufenscans, Duplexverarbeitung und flexible Formatoptionen – konstant in hoher Qualität.
Ja. Wir bieten Schnittstellen zu allen gängigen Systemen für eine nahtlose Integration und automatisierte Ablage.
Dank moderner OCR-/ICR- und KI-Technologien erkennen wir Texte, Handschriften und Barcodes und ordnen Ihre Dokumente bei Bedarf automatisch den richtigen Kategorien zu.
Nein. Unsere Modelle sind flexibel – ob projektbezogen oder für eine langfristige Zusammenarbeit.
Der Einstieg erfolgt über eine kurze Bestandsaufnahme: Umfang, Archivstandorte, Dokumentenarten und Zielbild für Ihr digitales Archiv. Anschließend erhalten Sie ein individuelles Konzept mit Zeitplan und Budgetrahmen. Buchen Sie sich einen kostenlosen Beratungstermin oder fordern Sie ein kostenloses Angebot an. Wir setzen uns persönlich mit Ihnen in Verbindung.